本人確認書類の保管義務は？

本人確認書類の保管義務：その責任とリスク、そして適切な管理方法

近年、個人情報保護の重要性がますます高まる中、事業者にとって本人確認書類の適切な保管は喫緊の課題となっています。 顧客との取引において本人確認は不可欠であり、その記録である本人確認書類の保管には、法令に基づいた厳格な義務が課せられています。しかし、「7年間保管」という漠然とした理解だけでは不十分です。本稿では、本人確認書類の保管義務について、その法的根拠、保管期間、リスク、そして適切な管理方法を詳細に解説します。

まず、本人確認書類の保管義務の根拠は、主に各事業分野の法律やガイドラインに規定されています。例えば、金融機関では、資金決済に関する法律、反社会勢力排除に関する法律などが、本人確認と記録保存を義務付けています。 また、特定のサービスを提供する事業者に対しても、それぞれの法律やガイドラインで保管義務が定められています。 これらの法律やガイドラインは、犯罪の予防、テロ対策、マネーロンダリング防止といった社会的な目的を達成するために、本人確認記録の正確な保管を要求しています。

一般的に言われる「最低7年間の保管義務」は、あくまでも最低限の期間です。 実際には、取引内容や関係法令によっては、それ以上の保管期間が求められるケースもあります。 例えば、取引に係る税務上の記録として保管する必要性がある場合、税法上の保存期間（原則7年、場合によっては10年）を遵守しなければなりません。 また、法令改正や裁判等の発生により、保管期間が延長される可能性も考慮する必要があります。

本人確認書類の保管において、最も重要な点は、個人情報の適切な保護です。 保管方法を誤ると、個人情報漏洩のリスクが高まり、事業者にとって深刻な損害（罰則を含む）につながります。 そのため、保管場所の選定、アクセス管理、廃棄方法に至るまで、細心の注意を払う必要があります。 具体的には、以下の点を考慮すべきです。

• 物理的な保管: 紙媒体で保管する場合は、鍵のかかるキャビネットや金庫を使用し、不正アクセスを防ぎます。 保管場所のセキュリティレベルも重要であり、許可されていない者の立ち入りを厳しく制限する必要があります。

• デジタル保管: 電子媒体で保管する場合は、アクセス権限の管理、データ暗号化、バックアップ体制の構築が不可欠です。 クラウドサービスを利用する場合も、セキュリティレベルの高いサービスを選択し、データの漏洩リスクを最小限に抑える必要があります。

• 廃棄方法: 保管期間が満了した本人確認書類は、シュレッダーによる裁断など、適切な方法で廃棄しなければなりません。 個人情報が第三者に取得される可能性を完全に排除するために、専門業者に委託するのも有効な手段です。

本人確認書類の保管は、単なる事務作業ではなく、法令遵守と個人情報保護という重要な責任を伴う業務です。 「最低7年間」という認識にとどまらず、関係法令を正確に理解し、リスクを最小限に抑えるための適切な保管体制を構築することが、事業者にとって不可欠です。 そのための適切なシステム導入や従業員教育も、重要な対策となります。 個人情報保護法の改定や新たな規制の動向にも常に注意を払い、常に最新の情報に基づいた対応を行うことが求められます。