明細書はいつ捨てればよいですか？

明細書の適切な廃棄時期

給与明細書は、従業員の賃金明細を示す重要な書類です。収入や控除、税金などの情報を提供し、給与の記録を管理するのに役立ちます。ただし、いつ明細書を廃棄すればよいでしょうか？

法的な要件

労働基準法により、雇用主は従業員の未払い賃金に対する請求権の時効を2年と定めています。つまり、従業員は未払い賃金を2年以内に請求する必要があります。そのため、明細書は少なくとも過去2年間は保管しておく必要があります。未払い賃金を請求する場合に、明細書が証拠として役立ちます。

その他の考慮事項

法的な要件に加えて、以下のような追加の考慮事項を考慮する必要があります。

• 税務申告: 明細書には課税対象収入に関する情報が含まれている場合があります。税務申告を行う際には、過去数年間の明細書にアクセスできると便利です。
• 雇用記録: 明細書は、雇用履歴を証明する証拠としても機能します。求人に応募したり、新たな機会を模索したりする場合に、明細書を提示する必要がある場合があります。
• 紛失に対する対策: 明細書は印刷物で保存することが多いですが、デジタルデータでもバックアップを取っておくと、紛失や破損のリスクを軽減できます。

推奨される廃棄時期

以上の考慮事項を踏まえると、以下のような廃棄時期が推奨されます。

• 印刷された明細書: 10年以上経過した明細書を廃棄しても安全です。ただし、過去2年間の明細書は保管しておく必要があります。
• デジタル明細書: デジタル明細書は無期限に保存することを検討してください。紛失したりハードドライブが故障したりした場合に備えて、複数の場所にバックアップを取ることもできます。

廃棄方法

明細書を廃棄する際には、個人情報の保護に注意する必要があります。個人情報が記載されている書類は、細断機で処分するか、シュレッダーサービスを利用してください。

結論

給与明細書は重要な書類であり、過去2年間は保管しておく必要があります。税務申告、雇用記録、未払い賃金の請求など、さまざまな目的に利用できます。法的要件やその他の考慮事項を考慮し、明細書を適切に廃棄して、個人情報を保護することが重要です。