書類 どっち向き？

書類はどっち向き？封筒に入れる向きで差をつける、ビジネスマナー徹底解説

書類を封筒に入れる際、ただ適当に折り畳んで入れていませんか？実は、封筒に入れる向きひとつで、相手に与える印象は大きく変わります。特にビジネスシーンにおいては、細部にまで気を配ることで、信頼感や丁寧さをアピールすることができます。

今回は、書類を封筒に入れる適切な向きについて、縦書き・横書き封筒それぞれのケースに加え、より好印象を与えるためのプラスアルファのポイントまで、詳しく解説します。

基本は「書き出し優先」：読みやすさが鍵

封筒に入れる際の向きの基本は、書類の書き出しが封筒の表面の上部に来るように入れることです。これは、受け取った人が封筒を開けた際に、すぐに内容を把握できるようにするための配慮です。つまり、宛名書きをした側から見て、一番最初に目に入るべき情報が、開封時に一番上に来るように調整するのです。

縦書き封筒の場合：伝統的な印象

縦書き封筒は、主にフォーマルな場面で使用されます。挨拶状、お礼状、請求書などが該当します。この場合、書類は縦方向に三つ折り、もしくは四つ折りにして、書き出しが封筒の上部に来るように入れます。

• 三つ折り: 書類を三等分に折り畳み、宛名面（書き出し）が上になるようにします。
• 四つ折り: 書類を半分に折り畳み、さらに半分に折り畳みます。宛名面（書き出し）が上になるようにします。

横書き封筒の場合：現代的な印象

横書き封筒は、比較的カジュアルな場面で使用されます。履歴書、送付状、領収書などが該当します。この場合、書類は横方向に三つ折り、もしくは四つ折りにして、書き出しが封筒の上部に来るように入れます。

• 三つ折り: 書類を横方向に三等分に折り畳み、宛名面（書き出し）が上になるようにします。
• 四つ折り: 書類を横方向に半分に折り畳み、さらに半分に折り畳みます。宛名面（書き出し）が上になるようにします。

より丁寧に見せるためのプラスアルファ

上記に加え、以下の点に注意することで、さらに相手に好印象を与えることができます。

• クリアファイルの使用: 書類を保護するため、クリアファイルに入れてから封筒に入れると、より丁寧な印象を与えます。
• 書類の向きを揃える: 複数枚の書類を入れる場合は、向きを全て揃えましょう。
• 糊付けは慎重に: 封筒を糊付けする際は、糊の量が多すぎないように注意しましょう。多すぎると、開封しにくくなるだけでなく、見た目も美しくありません。
• お詫び状など特別な場合: お詫び状など、相手に不快感を与えた可能性のある書類を送る場合は、あえて封筒の裏側から入れるというマナーもあります。これは、「お詫びの気持ちを込めて、裏から差し出す」という意味合いがあります。

まとめ：相手への配慮が第一

書類を封筒に入れる向きは、単なる形式的なものではなく、相手への配慮を示すための重要なマナーです。適切な向きで書類を入れることで、相手にスムーズに内容を理解してもらうことができ、好印象を与えることができます。

今回の記事を参考に、TPOに合わせた適切な向きで書類を封筒に入れ、ビジネスシーンにおけるあなたの印象をさらに向上させましょう。