謝罪文の渡し方は？

謝罪状を手渡しする際に、心と形を伝えるためのエチケット

謝罪状を手渡しするという行為は、メールや電話での謝罪よりも、相手に対する真摯な気持ちを伝えるための重要な手段です。単に手紙を渡すだけでなく、その過程における一つ一つの所作が、相手に与える印象を大きく左右します。ここでは、謝罪状を手渡しする際に、あなたの誠意がより深く伝わるための、心構えと具体的な方法について掘り下げて解説します。

1. 謝罪状の準備：清潔感と丁寧さが重要

まず、謝罪状自体が相手に不快感を与えないように、細心の注意を払いましょう。

• 用紙の選択: 上質な和紙や、落ち着いた色合いの便箋を使用することで、丁寧な印象を与えることができます。
• 筆記具: インクの色は黒または濃い青色の万年筆やボールペンを使用し、丁寧に手書きで書きましょう。パソコンで作成する場合は、読みやすく、かつフォーマルなフォントを選び、高品質な用紙に印刷します。
• 誤字脱字のチェック: 書き終わった後は、必ず複数回見直し、誤字脱字がないか、表現に不適切な点がないか確認しましょう。
• 清潔な状態: 謝罪状は、指紋や汚れが付かないように、丁寧に扱いましょう。

2. 謝罪状の保護：クリアファイルと封筒の活用

謝罪状は、そのまま手渡すのではなく、クリアファイルと封筒に入れるのが基本です。

• クリアファイル: 謝罪状が折れたり汚れたりするのを防ぎます。清潔感のある無地のものを選びましょう。
• 封筒: 白無地の封筒を使用し、糊付けはせずに持参します。封筒の表には、相手の名前を丁寧に書きましょう。

3. 手渡しの場所とタイミング：相手への配慮を最優先に

謝罪状を手渡す場所とタイミングは、相手の状況を考慮して慎重に判断する必要があります。

• 場所: 人目につかない、落ち着いた場所を選びましょう。相手のオフィスや自宅を訪問する場合は、事前にアポイントを取り、相手の都合の良い時間帯に訪問するようにしましょう。
• タイミング: 相手が忙しい時間帯や、精神的に余裕のない時間帯は避けましょう。相手が落ち着いて話を聞ける時間帯を選ぶことが重要です。

4. 手渡しの所作：丁寧な姿勢と言葉遣いを心がける

謝罪状を手渡す際は、以下の点に注意して、丁寧な姿勢と言葉遣いを心がけましょう。

• 姿勢: 背筋を伸ばし、相手の目をしっかりと見て、誠意を込めて謝罪の言葉を述べましょう。
• 言葉遣い: 謙譲語や尊敬語を適切に使い、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
• 封筒の渡し方: 封筒を相手に差し出す際は、封筒の底（糊付けされていない側）を相手に向け、両手で丁寧に差し出しましょう。
• 謝罪の言葉: 謝罪状を渡す際に、「この度は、大変申し訳ございませんでした。心よりお詫び申し上げます。」など、改めて謝罪の言葉を述べましょう。
• 弁解や言い訳はしない: 謝罪の場では、弁解や言い訳は避け、自分の非を認め、誠意をもって謝罪することが重要です。

5. 手渡し後のフォロー：誠意を継続して伝える

謝罪状を手渡した後も、誠意を継続して伝えることが大切です。

• 感謝の気持ちを伝える: 謝罪状を受け取ってくれたこと、話を聞いてくれたことに対して、感謝の気持ちを伝えましょう。
• 状況の改善に努める: 問題を解決し、状況を改善するために、具体的にどのような行動をとるのか説明しましょう。
• 定期的な状況報告: 問題解決に向けて、定期的に状況報告を行うことで、相手に誠意を伝えることができます。

謝罪状を手渡しすることは、相手との関係を修復するための第一歩です。上記のエチケットを守り、あなたの真摯な気持ちを伝えることで、相手との信頼関係を再構築することができるでしょう。最も重要なことは、心からの謝罪の気持ちを持ち、誠意をもって行動することです。