控除証明書等の原本を保管する義務はありますか？

年末調整電子化と控除証明書の保管義務

年末調整の電子化により、控除証明書の原本を保管する義務は原則として不要になりました。保険会社や金融機関などから提供される控除証明書のデータを電子的に活用することで、紙の原本を提出する必要がなくなっています。

控除証明書の電子データ活用

年末調整電子化に伴い、以下のような控除証明書を電子データで利用することができます。

• 生命保険料控除証明書
• 医療費控除証明書
• 住宅ローン控除証明書
• ふるさと納税控除証明書

電子データ提出可能な書類

電子データで提出できる書類は、以下の通りです。

• 給与所得者の扶養親族等申告書
• 源泉徴収票データ
• 控除証明書データ

紙の原本が必要な書類

以下のような書類は、電子データで提出することができず、引き続き紙の原本を保管する必要があります。

• 確定申告書
• 確定申告書添付書類（医療費領収書など）
• 源泉徴収票原本（紙の控え）
• 控除証明書原本（紙の控え）

原本保管の期限

紙の控除証明書原本の保管期限は、原則として7年間です。ただし、住宅ローン控除証明書など一部の書類は、10年間の保管が義務付けられています。

電子データの管理

電子データで提出した控除証明書は、データの改ざんや紛失を防ぐため、適切に管理する必要があります。安全なクラウドストレージサービスを利用したり、定期的にバックアップを取ったりすることが推奨されます。

例外

一部の企業では、独自の控除証明書フォーマットを採用していたり、電子データ提出が不可能な場合があるため、紙の原本の提出を求める場合があります。このような場合は、企業の指示に従ってください。

まとめ

年末調整電子化により、控除証明書原本の保管義務は原則として不要になりました。電子データで提出可能な書類を利用することで、紙の原本の提出を減らし、年末調整の手続きを簡素化できます。ただし、電子データで提出できない書類については、引き続き紙の原本を保管する必要があります。適切な保管と管理を行うことで、税務調査に備えましょう。

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