源泉徴収のプリントのサイズは？

源泉徴収票のサイズ：A4だけじゃない？ 意外と知らない印刷設定と注意点

源泉徴収票。年末調整や確定申告には欠かせないこの書類、普段何気なく受け取っているけれど、そのサイズや印刷について深く考えたことはありますか？ 実は、A4サイズで発行されるものの、従業員に渡す際には規定のサイズがあり、ただ印刷すれば良いというわけではないのです。この記事では、源泉徴収票のサイズに関する疑問を解消し、スムーズな受け渡しを実現するためのポイントを詳しく解説します。

源泉徴収票は、法律でA4サイズでの作成が義務付けられています。給与計算ソフトや市販の用紙もA4サイズが主流です。しかし、従業員に交付する際には、A4サイズのまま渡すのではなく、縦に2分割するか、A5サイズに縮小印刷する必要があります。これは、保管の利便性やプライバシー保護の観点から推奨されている方法です。

なぜA4そのままではいけないのか？

A4サイズのままでは、従業員の個人情報が記載された部分が大きく、持ち運びや保管の際に他人の目に触れやすく、情報漏洩のリスクが高まります。また、折りたたんで保管すると、書類が破損したり、文字が読みにくくなる可能性もあります。A5サイズや2分割にすることで、これらの問題を解消し、従業員が安心して保管・管理できるようになります。

A5サイズへの縮小印刷：メリットと注意点

A5サイズへの縮小印刷は、コンパクトで扱いやすいというメリットがあります。専用の封筒も市販されており、郵送する際にも便利です。しかし、縮小印刷する際には、文字が小さくなりすぎないよう注意が必要です。特に、高齢の従業員や視力の弱い従業員には、読みづらい場合があります。印刷設定で文字サイズを調整したり、必要に応じて拡大コピーを提供するなどの配慮が重要です。

2分割印刷：手軽さと効率性

縦に2分割する方法は、専用の用紙や設定変更が不要なため、手軽で効率的です。プリンターの設定で「2 in 1」や「複数ページ印刷」などの機能を利用すれば、簡単に2分割印刷が可能です。ただし、用紙の中央に折り目がつくため、折り目が文字にかからないように注意が必要です。また、分割した際に各ページに必要な情報がすべて含まれているか確認することも重要です。

電子交付の選択肢も

近年では、ペーパーレス化の流れを受け、源泉徴収票の電子交付も認められています。電子交付であれば、印刷や郵送の手間を省けるだけでなく、従業員もスマートフォンやパソコンでいつでも簡単に確認できます。ただし、電子交付を行うには、従業員の同意を得る必要があり、セキュリティ対策も万全にする必要があります。

まとめ：適切なサイズと方法でスムーズな受け渡しを

源泉徴収票のサイズは、A4で作成した後、従業員への交付時にはA5サイズまたは2分割にする必要があります。それぞれの方法にはメリット・デメリットがあるため、企業の状況や従業員のニーズに合わせて最適な方法を選択しましょう。また、電子交付という選択肢も視野に入れ、ペーパーレス化を進めることも検討してみてはいかがでしょうか。適切なサイズと方法で源泉徴収票を交付し、スムーズな年末調整・確定申告をサポートしましょう。