การประทับตรา ปพ.3 ทําอย่างไร

การประทับตรา ปพ.3: ขั้นตอนที่ถูกต้องและข้อควรระวัง

ปพ.3 หรือแบบฟอร์มรายชื่อผู้สำเร็จการศึกษา เป็นเอกสารสำคัญที่ใช้ในการรับรองการสำเร็จการศึกษาของนักเรียน การประทับตรา ปพ.3 จึงเป็นขั้นตอนสุดท้ายที่สำคัญอย่างยิ่ง เพื่อยืนยันความถูกต้องและป้องกันการปลอมแปลง กระบวนการนี้ดูเหมือนง่าย แต่หากปฏิบัติไม่ถูกต้อง อาจส่งผลให้เอกสารใช้การไม่ได้ ดังนั้น มาทำความเข้าใจขั้นตอนการประทับตรา ปพ.3 ที่ถูกต้องและครบถ้วนกันครับ

ขั้นตอนการประทับตรา ปพ.3 อย่างถูกวิธี:

1. ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล: ก่อนเริ่มกระบวนการประทับตรา สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของข้อมูลใน ปพ.3 ให้แน่ใจว่าชื่อ-นามสกุล เลขประจำตัวประชาชน และรายละเอียดอื่นๆ ของผู้สำเร็จการศึกษาทุกคนถูกต้อง ตรงกับทะเบียนนักเรียน และไม่มีการแก้ไขเพิ่มเติมใดๆ

2. ขีดเส้นแดง: ใช้ปากกาหมึกแดงหรือสีแดง ขีดเส้นแดงยาวแนวนอนใต้รายชื่อผู้สำเร็จการศึกษาคนสุดท้าย เส้นแดงนี้มีความสำคัญมาก เพราะเป็นเส้นแบ่งเขตที่ป้องกันการเพิ่มหรือลบรายชื่อผู้สำเร็จการศึกษาได้ เส้นแดงควรมีความยาวเพียงพอที่จะครอบคลุมทั้งรายการชื่อ และควรขีดเส้นอย่างต่อเนื่องไม่ขาดตอน

3. ลงนามและประทับตรา: หลังจากขีดเส้นแดงเรียบร้อยแล้ว ผู้อำนวยการโรงเรียนหรือผู้มีอำนาจลงนาม จะต้องลงนามและประทับตราตราประจำโรงเรียน โดยตำแหน่งที่ถูกต้องคือด้านล่างขวาของเส้นแดงที่ขีดไว้ การลงนามและประทับตราควรชัดเจน อ่านง่าย และไม่ทับเส้นแดง

4. บันทึกข้อมูลการประทับตรา: ควรมีการบันทึกข้อมูลการประทับตรา เช่น วันที่ เวลา และชื่อผู้ลงนาม เพื่อเป็นหลักฐานยืนยัน อาจบันทึกไว้ในทะเบียนเอกสารของโรงเรียนหรือในระบบฐานข้อมูล ซึ่งจะช่วยให้การตรวจสอบย้อนหลังทำได้ง่ายขึ้น

ข้อควรระวัง:

• การใช้ปากกา: ควรใช้ปากกาหมึกแดง และควรเป็นปากกาที่มีคุณภาพ หมึกไม่ซีดจางง่าย เพื่อให้เส้นแดงและลายเซ็นชัดเจนอยู่เสมอ

• การเก็บรักษา: หลังจากประทับตรา ปพ.3 แล้ว ควรเก็บรักษาเอกสารไว้อย่างดี ในสถานที่ที่ปลอดภัย ป้องกันความเสียหาย และสามารถนำมาตรวจสอบได้ในอนาคต

• การทำสำเนา: หากต้องการทำสำเนา ปพ.3 ควรระบุคำว่า “สำเนาถูกต้อง” และลงนามประทับตราของผู้มีอำนาจ เพื่อยืนยันความถูกต้องของสำเนา

การประทับตรา ปพ.3 ดูเหมือนเป็นขั้นตอนเล็กๆ แต่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความถูกต้องและเชื่อถือได้ของเอกสาร การปฏิบัติตามขั้นตอนอย่างถูกต้อง จะช่วยป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้ และทำให้ผู้สำเร็จการศึกษาสามารถใช้เอกสารนี้เพื่อประกอบการศึกษาต่อหรือทำงานได้อย่างมั่นใจ