ผู้ช่วยHR ทำอะไรบ้าง

เบื้องหลังความสำเร็จ: บทบาทสำคัญของผู้ช่วย HR ที่คุณอาจมองข้าม

งานด้านทรัพยากรบุคคล (HR) มักถูกมองว่าเป็นหัวใจสำคัญขององค์กร เป็นผู้ดูแลคนสำคัญที่ทำให้เครื่องจักรขนาดใหญ่ขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างราบรื่น แต่เบื้องหลังความสำเร็จของแผนก HR นั้น มักมีผู้ช่วย HR ที่ทำงานหนักและทุ่มเท เป็นเสาหลักที่คอยสนับสนุนงานต่างๆ ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ บทบาทของพวกเขาอาจไม่ได้โดดเด่นเท่าหัวหน้าแผนก แต่ความสำคัญนั้นไม่อาจมองข้ามได้

ผู้ช่วย HR ไม่ใช่แค่ผู้ช่วยทั่วไป แต่เป็นผู้ที่มีความรู้ความเข้าใจในกระบวนการทำงานของแผนก HR อย่างลึกซึ้ง และมีความสามารถในการประยุกต์ใช้ความรู้เหล่านั้นเพื่อให้การทำงานต่างๆ เป็นไปอย่างมีประสิทธิผล หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ช่วย HR นั้นแตกต่างกันไปตามขนาดและลักษณะขององค์กร แต่โดยทั่วไปแล้ว จะครอบคลุมงานสำคัญๆ ดังนี้:

ด้านการบริหารงานบุคคล:

• การจัดการเอกสารและข้อมูลพนักงาน: ดูแลรักษาความถูกต้องและความเป็นปัจจุบันของข้อมูลพนักงาน เช่น ประวัติการทำงาน ข้อมูลติดต่อ สวัสดิการต่างๆ การจัดทำรายงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลพนักงาน ซึ่งอาจรวมถึงการใช้โปรแกรม HRIS (Human Resource Information System) เพื่อให้การจัดการข้อมูลมีประสิทธิภาพสูงสุด และมีความปลอดภัย
• การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร: ช่วยเหลือในการประกาศรับสมัครงาน คัดกรองประวัติผู้สมัคร นัดหมายสัมภาษณ์ และจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้อง อาจมีส่วนร่วมในการทดสอบความรู้ความสามารถของผู้สมัคร หรือช่วยเหลือในการติดต่อสื่อสารกับผู้สมัคร
• การจัดการด้านสวัสดิการ: ช่วยเหลือในการดูแลสวัสดิการพนักงาน เช่น การลาป่วย ลาพักร้อน การจัดการประกันสุขภาพ การจัดกิจกรรมต่างๆ เพื่อเพิ่มขวัญและกำลังใจให้พนักงาน และการติดต่อประสานงานกับหน่วยงานภายนอกที่เกี่ยวข้องกับสวัสดิการพนักงาน
• การบริหารค่าตอบแทน: ช่วยเหลือในการคำนวณเงินเดือน โบนัส และค่าตอบแทนอื่นๆ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนการจ่ายเงินเดือน และจัดทำรายงานที่เกี่ยวข้องกับค่าตอบแทน

ด้านการพัฒนาบุคลากร:

• การจัดการฝึกอบรม: ช่วยเหลือในการจัดหาและจัดเตรียมหลักสูตรฝึกอบรม จัดการการลงทะเบียน และติดตามประเมินผลการฝึกอบรม อาจมีส่วนร่วมในการออกแบบหรือพัฒนาหลักสูตรฝึกอบรมบางส่วน เพื่อให้ตรงกับความต้องการขององค์กร
• การจัดทำเอกสารและคู่มือต่างๆ: ช่วยเหลือในการจัดทำเอกสาร คู่มือ หรือแบบฟอร์มต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานด้าน HR เพื่อให้พนักงานเข้าใจและปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้อง เช่น คู่มือพนักงานใหม่ คู่มือการลาป่วย หรือคู่มือการใช้โปรแกรมต่างๆ

ทักษะสำคัญของผู้ช่วย HR:

นอกจากความรู้ความเข้าใจในงานด้าน HR ผู้ช่วย HR ยังจำเป็นต้องมีทักษะสำคัญๆ ดังนี้:

• ทักษะการสื่อสาร: สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพทั้งการพูดและการเขียน สามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงาน และสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้อย่างราบรื่น
• ทักษะการจัดการเวลา: สามารถจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ และสามารถทำงานให้เสร็จตรงตามกำหนดเวลา
• ทักษะการใช้คอมพิวเตอร์: มีความเชี่ยวชาญในการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่างๆ เช่น Microsoft Office และโปรแกรม HRIS
• ทักษะการแก้ปัญหา: สามารถแก้ปัญหาต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถคิดวิเคราะห์สถานการณ์ต่างๆ ได้อย่างรอบคอบ

บทบาทของผู้ช่วย HR อาจดูเหมือนเป็นงานเบื้องหลัง แต่แท้จริงแล้วพวกเขาคือผู้สร้างความแข็งแกร่งให้กับแผนก HR และเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมาย เพราะความใส่ใจ ความละเอียดรอบคอบ และความมุ่งมั่นของพวกเขา จึงทำให้การทำงานด้าน HR ราบรื่น และส่งผลดีต่อองค์กรโดยรวมในที่สุด