อีเมล เขียนยังไง ราชบัณฑิตยสถาน

อีเมล: มากกว่าแค่ข้อความด่วน สู่การสื่อสารที่เป็นทางการตามหลักราชบัณฑิตยสถาน

ในยุคที่การสื่อสารไร้พรมแดนและรวดเร็วทันใจ การส่งข้อความผ่านแอปพลิเคชันต่างๆ กลายเป็นเรื่องปกติในชีวิตประจำวัน ด้วยความสะดวกสบายและเข้าถึงง่าย ทำให้เราสามารถติดต่อสื่อสารกับผู้อื่นได้แทบจะทุกที่ทุกเวลา แต่ถึงกระนั้น การสื่อสารรูปแบบหนึ่งที่ยังคงความสำคัญและมีบทบาทอย่างยิ่ง โดยเฉพาะในการติดต่อธุรกิจ การทำงาน หรือการสื่อสารที่เป็นทางการ นั่นก็คือ “อีเมล”

แม้ว่าการส่งข้อความด่วนจะตอบโจทย์ในเรื่องความรวดเร็ว แต่ “อีเมล” กลับมีข้อได้เปรียบในด้านความเป็นทางการ ความน่าเชื่อถือ และความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นระบบ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในหลายสถานการณ์ ดังนั้น การเขียนอีเมลให้ถูกต้องตามหลักภาษาและการสื่อสาร จึงเป็นทักษะที่ควรมีติดตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การอ้างอิงหลักเกณฑ์จากราชบัณฑิตยสถาน ซึ่งเป็นหน่วยงานที่ดูแลและส่งเสริมการใช้ภาษาไทยอย่างถูกต้อง

ทำไมต้องอ้างอิงราชบัณฑิตยสถาน?

การอ้างอิงหลักเกณฑ์จากราชบัณฑิตยสถานในการเขียนอีเมล ไม่เพียงแต่แสดงถึงความใส่ใจในรายละเอียดและความถูกต้องของภาษาเท่านั้น แต่ยังเป็นการสร้างความน่าเชื่อถือและความเป็นมืออาชีพให้แก่ผู้ส่งสารอีกด้วย อีเมลที่เขียนด้วยภาษาที่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ ใช้คำศัพท์ที่เหมาะสม และมีการจัดรูปแบบที่ชัดเจน จะช่วยให้ผู้รับสารเข้าใจเนื้อหาได้ง่ายและถูกต้อง ลดโอกาสในการเกิดความเข้าใจผิด และสร้างความประทับใจที่ดี

หลักการเขียนอีเมลตามแบบฉบับราชบัณฑิตยสถาน (โดยสังเขป):

• การใช้คำราชาศัพท์: ในการติดต่อกับบุคคลระดับสูง หรือหน่วยงานราชการ ควรใช้คำราชาศัพท์อย่างถูกต้องและเหมาะสม เพื่อแสดงความเคารพและยกย่อง
• การใช้คำสรรพนาม: เลือกใช้คำสรรพนามให้ถูกต้องตามสถานะของผู้รับสาร เช่น ท่าน คุณ หรือชื่อบุคคล หากไม่แน่ใจ ควรเลือกใช้ “คุณ” ซึ่งเป็นคำที่สุภาพและเป็นกลาง
• การใช้คำเชื่อม: ใช้คำเชื่อมที่เหมาะสมเพื่อเชื่อมประโยคและข้อความให้ไหลลื่นและเข้าใจง่าย เช่น และ แต่ เพราะฉะนั้น ดังนั้น
• การใช้เครื่องหมายวรรคตอน: วางเครื่องหมายวรรคตอนให้ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ เพื่อให้การอ่านและการตีความถูกต้องตามเจตนาของผู้เขียน
• การสะกดคำ: ตรวจสอบการสะกดคำให้ถูกต้อง โดยเฉพาะคำที่มักเขียนผิด เพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดและสร้างความน่าเชื่อถือ
• การจัดรูปแบบ: จัดรูปแบบอีเมลให้เป็นระเบียบ อ่านง่าย โดยแบ่งย่อหน้า จัดวางเนื้อหาให้เหมาะสม และใช้ตัวอักษรที่ชัดเจน

มากกว่าภาษา คือ “มารยาท”

นอกเหนือจากหลักภาษาแล้ว การเขียนอีเมลที่ดี ควรคำนึงถึงมารยาทในการสื่อสารด้วย เช่น การเริ่มต้นด้วยคำทักทายที่สุภาพ การลงท้ายด้วยคำขอบคุณหรือความปรารถนาดี และการตอบอีเมลอย่างรวดเร็วและสุภาพ ซึ่งแสดงถึงความใส่ใจและความเคารพต่อผู้รับสาร

สรุป:

ในโลกดิจิทัลที่เต็มไปด้วยการสื่อสารที่รวดเร็วและหลากหลาย การเขียนอีเมลให้ถูกต้องตามหลักราชบัณฑิตยสถาน ไม่ใช่เรื่องที่ล้าสมัย แต่กลับเป็นการแสดงถึงความเป็นมืออาชีพ ความใส่ใจ และความเคารพต่อผู้รับสาร ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่สำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและประสบความสำเร็จในการสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นในแวดวงธุรกิจ การทำงาน หรือการติดต่อสื่อสารในรูปแบบอื่นๆ

การฝึกฝนและพัฒนาทักษะการเขียนอีเมลอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้เราสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จในทุกสถานการณ์

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม:

• เว็บไซต์ราชบัณฑิตยสถาน: https://www.royin.go.th/

หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ในการพัฒนาทักษะการเขียนอีเมลของท่านให้ดียิ่งขึ้นนะครับ