จดหมายเก็บถาวร Gmail อยู่ตรงไหน

ไขข้อข้องใจ: จดหมายเก็บถาวรใน Gmail ไปอยู่ไหนกันแน่?

หลายครั้งที่เราต้องการจัดระเบียบกล่องจดหมาย Gmail ให้ดูสะอาดตา การ “เก็บถาวร” จึงเป็นทางเลือกยอดนิยม แทนที่จะลบทิ้งไปอย่างถาวร แต่หลายคนอาจสงสัยว่า แล้วอีเมลที่เก็บถาวรไปนั้นหายไปไหนกัน? บทความนี้จะมาไขข้อข้องใจนั้น พร้อมทั้งแนะนำวิธีการค้นหาและจัดการอีเมลที่เก็บถาวรใน Gmail อย่างละเอียด

“เก็บถาวร” คืออะไร? ทำไมต้องใช้?

การ “เก็บถาวร” อีเมลใน Gmail คือการย้ายอีเมลออกจากกล่องจดหมายหลัก (Inbox) โดยที่อีเมลนั้นยังคงอยู่ในระบบและสามารถเข้าถึงได้เสมอ การเก็บถาวรต่างจากการลบ (Delete) ซึ่งจะส่งอีเมลไปยังถังขยะและจะถูกลบอย่างถาวรหลังจากระยะเวลาที่กำหนด การเก็บถาวรจึงเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับอีเมลที่เรายังต้องการเก็บไว้ แต่อาจจะไม่ต้องการให้รกกล่องจดหมาย

จดหมายที่เก็บถาวรไปอยู่ไหน?

เมื่อคุณเก็บถาวรอีเมลใน Gmail อีเมลนั้นจะถูกย้ายไปยังแท็บ “ทั้งหมด” (All Mail) แท็บนี้เป็นเหมือนคลังเก็บอีเมลทั้งหมดของคุณ ไม่ว่าจะเป็นอีเมลที่อยู่ในกล่องจดหมายหลัก อีเมลที่ส่งออก อีเมลที่เป็นฉบับร่าง หรือแม้แต่อีเมลที่ถูกเก็บถาวร

วิธีการค้นหาอีเมลที่เก็บถาวร

มีหลายวิธีในการค้นหาอีเมลที่เก็บถาวรใน Gmail:

• วิธีที่ 1: ผ่านแท็บ “ทั้งหมด”

  • เปิด Gmail
  • เลื่อนลงมาทางด้านซ้ายของหน้าจอ แล้วคลิกที่ “ทั้งหมด” (All Mail) หากไม่เห็น ให้คลิกที่ “เพิ่มเติม” (More) เพื่อขยายเมนู
  • ในแท็บ “ทั้งหมด” คุณจะเห็นอีเมลทั้งหมดของคุณ รวมถึงอีเมลที่เก็บถาวร

• วิธีที่ 2: ผ่านแถบค้นหา

  • ในช่องค้นหาด้านบนของ Gmail ให้พิมพ์คำสำคัญ (keyword) ที่อยู่ในอีเมลที่คุณต้องการค้นหา เช่น ชื่อผู้ส่ง หัวเรื่อง หรือเนื้อหาบางส่วน
  • กด Enter Gmail จะแสดงผลการค้นหาทั้งหมด รวมถึงอีเมลที่เก็บถาวรซึ่งตรงกับคำค้นหาของคุณ

• วิธีที่ 3: ใช้ตัวกรองการค้นหา

  • ในช่องค้นหา ให้คลิกที่ไอคอนตัวกรอง (รูปขีดสามขีด)
  • ในหน้าต่างตัวกรอง ให้ระบุเงื่อนไขการค้นหา เช่น ผู้ส่ง ผู้รับ หัวเรื่อง หรือช่วงวันที่
  • คลิกที่ “ค้นหา” Gmail จะแสดงผลการค้นหาที่ตรงกับเงื่อนไขที่คุณกำหนด

วิธีการกู้คืนอีเมลที่เก็บถาวรกลับไปยังกล่องจดหมาย

หากคุณต้องการนำอีเมลที่เก็บถาวรกลับไปยังกล่องจดหมายหลัก (Inbox) สามารถทำได้ดังนี้:

• ค้นหาอีเมลที่ต้องการกู้คืนในแท็บ “ทั้งหมด”
• เปิดอีเมลนั้น
• คลิกที่ไอคอน “ย้ายไปที่ Inbox” (Move to Inbox) ซึ่งมักจะเป็นรูปกล่องจดหมายที่มีลูกศรชี้เข้า
• อีเมลนั้นจะกลับไปอยู่ในกล่องจดหมายหลักของคุณอีกครั้ง

เคล็ดลับเพิ่มเติมในการจัดการอีเมลที่เก็บถาวร

• สร้างป้ายกำกับ (Label): จัดระเบียบอีเมลที่เก็บถาวรโดยการสร้างป้ายกำกับ (คล้ายกับการสร้างโฟลเดอร์) เพื่อจัดกลุ่มอีเมลที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน เช่น “โครงการ X” “ใบเสร็จ” หรือ “ข้อมูลสำคัญ”
• ใช้ตัวกรอง (Filter): สร้างตัวกรองอัตโนมัติเพื่อเก็บถาวรอีเมลบางประเภทโดยอัตโนมัติ เช่น อีเมลจากรายชื่อผู้ส่งที่ไม่สำคัญ
• ทบทวนเป็นประจำ: หมั่นทบทวนอีเมลที่เก็บถาวรเป็นระยะๆ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอีเมลใดที่คุณต้องการลบออกอย่างถาวร

หวังว่าบทความนี้จะช่วยไขข้อสงสัยเกี่ยวกับการเก็บถาวรอีเมลใน Gmail และช่วยให้คุณจัดการกล่องจดหมายของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น