Outlook เก็บถาวร อยู่ตรงไหน

จัดการอีเมลเก่าอย่างมีประสิทธิภาพกับฟังก์ชันเก็บถาวรใน Outlook: ไม่ใช่แค่การลบ แต่คือการจัดระเบียบ

กล่องจดหมาย Outlook ของคุณเริ่มแออัดจนแทบหาอีเมลสำคัญไม่เจอหรือ? พื้นที่จัดเก็บอีเมลใกล้เต็มแล้วหรือเปล่า? อย่าเพิ่งรีบลบอีเมลสำคัญๆ ทิ้งไป! Outlook มีฟังก์ชัน “เก็บถาวร” (Archive) ที่ทรงประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณจัดการอีเมลเก่าได้อย่างเป็นระเบียบ โดยไม่ต้องเสียพื้นที่ในกล่องจดหมายหลัก และยังคงสามารถเรียกดูได้อย่างสะดวกเมื่อต้องการ

แตกต่างจากการลบถาวรที่ทำให้คุณสูญเสียข้อมูลไปอย่างถาวร การเก็บถาวรใน Outlook จะย้ายอีเมลเก่าไปยังไฟล์เก็บถาวร (Archive file) ซึ่งเป็นไฟล์.pst ที่แยกออกมาต่างหาก คุณยังสามารถเข้าถึงอีเมลเหล่านี้ได้ แต่จะไม่แสดงอยู่ในกล่องจดหมายหลัก ทำให้กล่องจดหมายหลักของคุณโล่งโปร่ง ทำงานได้อย่างรวดเร็ว และมีพื้นที่ว่างมากขึ้นสำหรับอีเมลใหม่ๆ

วิธีการเก็บถาวรอีเมลใน Outlook:

วิธีการหลักในการเก็บถาวรอีเมลใน Outlook นั้นแตกต่างกันไปเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันที่คุณใช้งาน แต่หลักการโดยรวมจะคล้ายคลึงกัน โดยทั่วไป คุณสามารถทำได้ดังนี้:

1. เปิด Outlook: เริ่มต้นด้วยการเปิดโปรแกรม Microsoft Outlook ของคุณขึ้นมา

2. เลือก “ไฟล์” (File): คลิกที่แท็บ “ไฟล์” ซึ่งมักจะอยู่มุมบนซ้ายของหน้าจอ

3. เลือก “เครื่องมือ” (Tools): ในเมนู “ไฟล์” ให้มองหาและเลือก “เครื่องมือ” หรือคำสั่งที่คล้ายคลึงกัน (ในบางเวอร์ชันอาจจะไม่มีเมนู “เครื่องมือ” โดยตรง อาจต้องหาคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล เช่น “ข้อมูล” หรือ “Options”)

4. เลือก “ล้างข้อมูลรายการเก่า” (Clean Up Old Items) หรือคำสั่งที่คล้ายคลึงกัน: นี่คือขั้นตอนสำคัญ คุณจะพบคำสั่งนี้ในเมนูย่อย ซึ่งอาจมีชื่อแตกต่างกันเล็กน้อย ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Outlook เช่น “Archive” หรือ “Manage Items”

5. เลือกโฟลเดอร์และกำหนดวันที่: คุณสามารถเลือกโฟลเดอร์เฉพาะที่ต้องการเก็บถาวร หรือเลือกให้เก็บถาวรอีเมลทั้งหมด จากนั้น กำหนดวันที่เพื่อกำหนดเกณฑ์การเก็บถาวร เช่น เก็บถาวรเฉพาะอีเมลที่เก่ากว่า 6 เดือน หรือ 1 ปี

6. เลือกตำแหน่งการเก็บถาวร: ระบุตำแหน่งที่ต้องการบันทึกไฟล์เก็บถาวร (.pst) ซึ่งคุณสามารถเลือกได้ว่าจะบันทึกไว้ในตำแหน่งใดบนฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ

7. เริ่มต้นการเก็บถาวร: หลังจากเลือกตั้งค่าต่างๆ เรียบร้อยแล้ว ให้คลิก “ตกลง” หรือปุ่มที่คล้ายคลึงกันเพื่อเริ่มต้นกระบวนการเก็บถาวร

8. เข้าถึงอีเมลที่ถูกเก็บถาวร: หลังจากเสร็จสิ้นกระบวนการ คุณสามารถเข้าถึงอีเมลที่ถูกเก็บถาวรได้โดยการเปิดไฟล์ .pst ที่คุณได้สร้างขึ้น

ข้อควรระวัง:

• การเก็บถาวรไม่ได้หมายความว่าอีเมลจะถูกเข้ารหัสหรือได้รับการปกป้องเป็นพิเศษ ควรพิจารณาความปลอดภัยของข้อมูลก่อนเก็บถาวร หากมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจำตำแหน่งที่บันทึกไฟล์เก็บถาวร (.pst) ไว้ เพื่อให้สามารถเรียกดูอีเมลที่ถูกเก็บถาวรได้ในภายหลัง

ด้วยฟังก์ชันเก็บถาวรใน Outlook คุณสามารถจัดการอีเมลเก่าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ต้องกังวลกับพื้นที่จัดเก็บที่จำกัด และยังคงสามารถเข้าถึงอีเมลที่สำคัญได้เมื่อต้องการ ทำให้การจัดการอีเมลของคุณเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น