ดู ว่า ใคร เปิด ไฟล์ excel

สืบหาผู้เปิดไฟล์ Excel ล่าสุด: วิธีง่ายๆ ที่คุณอาจไม่รู้

การทำงานกับไฟล์ Excel หลายๆ ไฟล์พร้อมกันเป็นเรื่องปกติในชีวิตประจำวันของคนทำงาน บางครั้งอาจเกิดความสับสนว่าใครเป็นคนเปิดหรือแก้ไขไฟล์ใดไปล่าสุด ทำให้เกิดความล่าช้าในการทำงานหรือแม้กระทั่งการสูญเสียข้อมูล วันนี้เราจะมาดูวิธีง่ายๆ ที่จะช่วยให้คุณค้นหาผู้ที่เปิดไฟล์ Excel ล่าสุดได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องพึ่งพาซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมเสริมใดๆ เพิ่มเติม

วิธีการตรวจสอบไม่ได้ระบุผู้ใช้โดยตรง เนื่องจาก Microsoft Excel ไม่ได้บันทึกข้อมูลผู้ใช้ที่เปิดไฟล์ล่าสุดอย่างชัดเจน วิธีการต่อไปนี้จึงเป็นการตรวจสอบไฟล์ที่เปิดใช้งานล่าสุด ซึ่งช่วยให้เราคาดเดาผู้ใช้ได้จากบริบทและเวลาที่เปิด แต่ไม่ได้ให้ข้อมูลผู้ใช้ที่แน่นอน เช่น ชื่อผู้ใช้ Windows

1. ใช้ File Explorer เพื่อดูไฟล์ที่เปิดล่าสุด:

วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วที่สุด คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ Excel ที่คุณเปิดล่าสุดได้โดยตรงผ่าน File Explorer:

• กดปุ่ม [Win]+[E]: จะเปิด File Explorer ขึ้นมาทันที
• เลือก Quick access: คุณจะพบกับไฟล์และโฟลเดอร์ที่คุณเข้าถึงบ่อยๆ รวมถึงไฟล์ที่คุณเปิดล่าสุดอยู่ด้านบน เพียงมองหาไฟล์ Excel ที่น่าสงสัย
• คลิกขวาที่ไอคอน Excel บน taskbar: หากคุณยังเปิดโปรแกรม Excel ไว้ การคลิกขวาที่ไอคอนบน taskbar จะแสดงรายการไฟล์ที่เปิดอยู่ในโปรแกรม ช่วยให้คุณระบุไฟล์ที่เปิดใช้งานล่าสุดได้อย่างรวดเร็ว

2. ตรวจสอบจากประวัติการใช้งานของ Windows (เฉพาะบางกรณี):

วิธีนี้จะช่วยให้คุณเห็นการใช้งานไฟล์โดยประมาณ แต่ไม่ได้ระบุผู้ใช้โดยตรง คุณสามารถลองตรวจสอบจากประวัติการใช้งานของ Windows โดยอาจพบไฟล์ Excel ที่เปิดล่าสุดอยู่ในรายการ แต่ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของระบบปฏิบัติการ และอาจไม่ได้แสดงรายการทั้งหมดอย่างแม่นยำเสมอไป

3. ใช้ฟีเจอร์ Version History (เฉพาะหากเปิดใช้งาน):

หากไฟล์ Excel ของคุณถูกเก็บไว้ใน OneDrive หรือ SharePoint และมีการเปิดใช้งาน Version History คุณจะสามารถดูประวัติการแก้ไขและอาจคาดเดาผู้ใช้จากผู้ที่แก้ไขไฟล์ล่าสุดได้ แต่ฟีเจอร์นี้ต้องถูกเปิดใช้งานก่อน และอาจไม่ได้บันทึกประวัติการเปิดไฟล์ทุกครั้ง

ข้อควรระวัง: วิธีการเหล่านี้ไม่ได้ให้ข้อมูลผู้ใช้ที่เปิดไฟล์อย่างชัดเจน แต่เป็นการช่วยให้คุณค้นหาไฟล์ที่เปิดใช้งานล่าสุด เพื่อให้คุณสามารถคาดเดาผู้ใช้ได้จากบริบทและเวลาที่เปิด หากต้องการการควบคุมการเข้าถึงไฟล์และการติดตามผู้ใช้ที่แม่นยำยิ่งขึ้น อาจจำเป็นต้องใช้ระบบการจัดการเอกสารหรือซอฟต์แวร์เพิ่มเติม

หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ ช่วยให้คุณจัดการงานและค้นหาผู้ที่เปิดไฟล์ Excel ล่าสุดได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น อย่าลืมสำรองข้อมูลไฟล์สำคัญของคุณเป็นประจำเพื่อป้องกันการสูญเสียข้อมูลที่อาจเกิดขึ้น!