วิธี ดู ว่า ใคร ดู Google Drive

ลับเฉพาะคุณ! ไม่มีฟีเจอร์บอกว่าใครดู Google Drive ของคุณ แต่เราทำอย่างไรได้บ้าง?

ความสงสัยที่แฝงอยู่ในใจหลายคน… ใครบ้างที่แอบเปิดดูไฟล์สำคัญใน Google Drive ของเรา? คำตอบตรงๆ คือ Google Drive ไม่ได้มีฟีเจอร์บอกประวัติการดูไฟล์อย่างชัดเจน ไม่มีรายการแจ้งเตือนว่า “คุณสมชาย ดูเอกสารแผนธุรกิจเมื่อ 10 นาทีที่แล้ว!” ดังนั้นความหวังที่จะเห็นรายชื่อผู้ชมแบบเรียลไทม์นั้นคงต้องพักไว้ก่อน

แต่เดี๋ยวก่อน! แม้ว่าเราจะไม่รู้ว่าใครดูไฟล์เมื่อไหร่ แต่เราก็ยังสามารถควบคุมการเข้าถึงไฟล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือวิธีที่เราสามารถทำได้:

1. ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึง: นี่คือหัวใจสำคัญในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลของคุณ ทุกไฟล์ใน Google Drive จะมีการตั้งค่าสิทธิ์การแชร์ คุณสามารถตรวจสอบและแก้ไขได้โดย:

• เปิดไฟล์ที่ต้องการตรวจสอบ: คลิกขวาที่ไฟล์นั้น
• เลือก “แชร์”: หน้าต่างใหม่จะแสดงรายชื่อบุคคลหรือกลุ่มที่คุณได้แชร์ไฟล์ไป พร้อมทั้งระดับสิทธิ์การเข้าถึง (เช่น ดู, แชร์, แก้ไข)
• ตรวจสอบรายชื่อผู้ใช้: นี่คือวิธีเดียวที่จะรู้ว่าใครบ้างที่ สามารถ เข้าถึงไฟล์ของคุณ แต่ไม่ได้บอกว่าใครดูจริงหรือไม่

2. การจำกัดการแชร์อย่างเข้มงวด: นี่คือกลยุทธ์ป้องกันที่ดีที่สุด หากคุณไม่จำเป็นต้องให้คนอื่นแก้ไขไฟล์ ควรตั้งค่าสิทธิ์การแชร์เป็น “ดู” ซึ่งจะอนุญาตให้ผู้รับชมดูไฟล์ได้เท่านั้น แต่ไม่สามารถแก้ไขหรือดาวน์โหลดได้

3. ใช้ Google Workspace Advanced Security: สำหรับองค์กรหรือผู้ใช้ที่ต้องการความปลอดภัยระดับสูง Google Workspace Advanced Security มีเครื่องมือเพิ่มเติมในการตรวจสอบและควบคุมการเข้าถึงไฟล์ แต่ต้องมีการสมัครสมาชิกแบบเสียค่าใช้จ่าย

4. การตั้งรหัสผ่านหรือการเข้ารหัสเพิ่มเติม (สำหรับไฟล์เฉพาะ): แม้ Google Drive จะมีระบบรักษาความปลอดภัยอยู่แล้ว แต่สำหรับไฟล์สำคัญมากๆ การเพิ่มชั้นความปลอดภัยด้วยการตั้งรหัสผ่านก่อนแชร์ หรือใช้โปรแกรมเข้ารหัสไฟล์เพิ่มเติมก่อนอัปโหลดก็เป็นอีกทางเลือกที่ดี

สรุปแล้ว แม้ว่า Google Drive จะไม่บอกว่าใครดูไฟล์ของคุณ แต่การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงอย่างรอบคอบ คือกุญแจสำคัญในการปกป้องข้อมูล อย่าลืมตรวจสอบและปรับแต่งสิทธิ์การแชร์เป็นประจำ เพื่อให้มั่นใจว่าไฟล์ของคุณปลอดภัยและอยู่ในมือที่ถูกต้องเท่านั้น