เก็บถาวร Gmail คืออะไร

Gmail Archive: พื้นที่ลับที่ไม่ลับ ที่ช่วยให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น

เมื่อพูดถึง Gmail สิ่งแรกที่หลายคนนึกถึงคือ Inbox อันแสนวุ่นวายที่เต็มไปด้วยอีเมลสารพัดชนิด ตั้งแต่อีเมลโปรโมชั่น อีเมลแจ้งเตือน ไปจนถึงอีเมลสำคัญที่ต้องการเก็บไว้อ้างอิงในอนาคต การจัดการอีเมลเหล่านี้ให้เป็นระเบียบจึงเป็นเรื่องสำคัญ เพื่อให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

หลายคนเลือกที่จะลบอีเมลที่ไม่ต้องการทิ้งไป แต่บางครั้งเราก็ต้องการเก็บอีเมลบางฉบับไว้ แม้ว่าจะไม่ได้ใช้งานบ่อยนัก การลบอีเมลเหล่านี้อาจทำให้สูญเสียข้อมูลสำคัญในอนาคตได้ และการปล่อยให้มันอยู่ใน Inbox ก็อาจทำให้ Inbox ของคุณรกจนเกินไป

นี่แหละคือจุดเด่นของฟีเจอร์ “Archive” ใน Gmail

Archive คืออะไร?

Archive ใน Gmail คือการย้ายอีเมลออกจาก Inbox ของคุณไปยังพื้นที่เก็บถาวรที่ซ่อนอยู่ อีเมลที่ถูก Archive จะไม่ถูกลบออกไป แต่จะถูกซ่อนจาก Inbox ทำให้ Inbox ของคุณสะอาดตาและเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น คุณยังสามารถเข้าถึงอีเมลที่ถูก Archive ได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ

ทำไมต้อง Archive?

• Inbox ที่สะอาดตา: การ Archive ช่วยให้ Inbox ของคุณมีเฉพาะอีเมลที่ยังต้องการการตอบสนองหรือการดำเนินการ ทำให้คุณสามารถโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญที่สุดได้
• เก็บรักษาข้อมูล: อีเมลที่ถูก Archive จะยังคงอยู่ในระบบ Gmail ของคุณ คุณสามารถค้นหาและเข้าถึงได้ตลอดเวลา แม้ว่าคุณจะไม่ได้ใช้งานมันบ่อยนัก
• หลีกเลี่ยงการลบโดยไม่ตั้งใจ: การ Archive ช่วยป้องกันไม่ให้คุณลบอีเมลสำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจ
• ง่ายต่อการค้นหา: Gmail มีระบบการค้นหาที่ทรงพลัง การค้นหาอีเมลที่ถูก Archive ก็ทำได้ง่ายเหมือนกับการค้นหาอีเมลใน Inbox

Archive ต่างจากการลบอย่างไร?

นี่คือความแตกต่างที่สำคัญ:

• Archive: ย้ายอีเมลไปยังพื้นที่เก็บถาวร อีเมลยังคงอยู่ สามารถเข้าถึงได้
• ลบ: ลบอีเมลออกจากระบบ Gmail อย่างถาวร (หลังจากอยู่ในถังขยะ 30 วัน)

วิธีการ Archive และค้นหาอีเมลที่ Archive

• Archive อีเมล:
  • จาก Inbox: เลือกอีเมลที่ต้องการ Archive แล้วคลิกที่ไอคอน “Archive” (รูปลูกศรชี้ลงในกล่อง) ที่แถบเครื่องมือด้านบน
  • จากภายในอีเมล: เมื่อเปิดอ่านอีเมล ให้คลิกที่ไอคอน “Archive” ที่แถบเครื่องมือด้านบน
• ค้นหาอีเมลที่ Archive:
  • ค้นหาโดยตรง: ใช้ช่องค้นหาของ Gmail แล้วพิมพ์คำหลักที่อยู่ในอีเมลที่ต้องการหา Gmail จะแสดงผลลัพธ์ที่ตรงกับคำค้นหา รวมถึงอีเมลที่ถูก Archive ด้วย
  • เข้าถึงโฟลเดอร์ “All Mail”: คลิกที่เมนูหลัก (สามขีด) ที่มุมบนซ้าย เลือก “All Mail” ในโฟลเดอร์นี้คุณจะพบอีเมลทั้งหมดของคุณ ทั้งที่อยู่ใน Inbox และที่ถูก Archive
  • ใช้ Label: หากคุณใช้ Label ในการจัดระเบียบอีเมล คุณสามารถค้นหาอีเมลที่ถูก Archive ได้โดยคลิกที่ Label ที่เกี่ยวข้องในแถบด้านข้าง

เคล็ดลับเพิ่มเติมเพื่อการใช้งาน Archive อย่างมีประสิทธิภาพ

• สร้างนิสัย: พยายาม Archive อีเมลหลังจากที่คุณอ่านและดำเนินการเรียบร้อยแล้ว
• ใช้ Label: การใช้ Label ร่วมกับการ Archive จะช่วยให้คุณจัดระเบียบอีเมลได้ดียิ่งขึ้น และง่ายต่อการค้นหาในภายหลัง
• ทบทวนเป็นระยะ: ในบางครั้งคุณอาจต้องการทบทวนอีเมลที่ Archive ไว้ เพื่อลบอีเมลที่ไม่จำเป็นออกไป

สรุป

ฟีเจอร์ Archive ใน Gmail เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างมากในการจัดการ Inbox ของคุณให้เป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพ มันช่วยให้คุณเก็บรักษาข้อมูลสำคัญไว้โดยไม่ต้องทำให้ Inbox ของคุณรกเกินไป ลองใช้งาน Archive ควบคู่ไปกับการใช้ Label และฟีเจอร์อื่นๆ ของ Gmail แล้วคุณจะพบว่าการจัดการอีเมลนั้นง่ายกว่าที่คิด!