Back up email Outlook ทํายังไง

การสำรองข้อมูลอีเมล Outlook เพื่อความปลอดภัย

อีเมล Outlook เป็นแหล่งข้อมูลสำคัญสำหรับการติดต่อสื่อสารและการทำงาน การสูญเสียข้อมูลอีเมลอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพและความต่อเนื่องของงาน ดังนั้น การสำรองข้อมูลอีเมลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการรักษาความปลอดภัยข้อมูล

วิธีการสำรองข้อมูลอีเมล Outlook นั้นง่ายดายและสามารถทำได้ด้วยตนเองโดยไม่ต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านไอที สามารถทำได้โดยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

ขั้นตอนการสำรองข้อมูลอีเมล Outlook

1. เปิดโปรแกรม Outlook: เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook ของคุณ

2. เข้าสู่เมนู “ไฟล์”: คลิกที่เมนู “ไฟล์” ซึ่งมักจะอยู่บนแถบเมนูด้านบน

3. เลือก “ตั้งค่า”: ในเมนู “ไฟล์” คุณจะพบตัวเลือกต่างๆ คลิกที่ “ตั้งค่า” (หรืออาจมีคำว่า “ตัวเลือก” “การตั้งค่า” หรือคล้ายกันขึ้นอยู่กับรุ่น Outlook)

4. เลือกตัวเลือกการส่งออกหรือสำรองข้อมูล: ในเมนู “ตั้งค่า” หาตัวเลือกเกี่ยวกับการส่งออกข้อมูลหรือการสำรองข้อมูลอีเมล โดยปกติแล้ว จะมีตัวเลือกที่เกี่ยวข้องกับการสร้างไฟล์ .pst หรือการใช้บริการคลาวด์ เช่น OneDrive หรือ SharePoint

5. เลือกวิธีการสำรองข้อมูล: ระบบจะแนะนำขั้นตอนในการสำรองข้อมูล คุณสามารถเลือกที่จะสำรองข้อมูลไปยังไฟล์ .pst (ไฟล์เก็บข้อมูล Outlook) หรือบริการคลาวด์ ไฟล์ .pst นั้นจะเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ส่วนบริการคลาวด์จะเก็บไว้บนระบบคลาวด์ เลือกวิธีการที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ

6. ปฏิบัติตามคำแนะนำ: ปฏิบัติตามขั้นตอนที่ระบบแนะนำเพื่อสร้างไฟล์สำรอง คุณอาจถูกขอให้ระบุพาธหรือตำแหน่งที่ต้องการเก็บไฟล์ สำหรับการสำรองข้อมูลไปยังบริการคลาวด์ คุณจะต้องเชื่อมต่อบัญชีของคุณกับ Outlook

7. ตรวจสอบการสำรองข้อมูล: หลังจากทำการสำรองข้อมูลเสร็จสิ้นแล้ว ควรตรวจสอบว่าไฟล์สำรองนั้นสมบูรณ์และสามารถใช้งานได้

คำแนะนำเพิ่มเติม:

• สำรองข้อมูลเป็นประจำ: ควรสำรองข้อมูลอีเมล Outlook อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง เพื่อลดความเสี่ยงที่จะสูญเสียข้อมูลสำคัญ

• สำรองข้อมูลในที่ปลอดภัย: หลังจากสำรองข้อมูลแล้ว ควรเก็บไฟล์สำรองไว้ในที่ปลอดภัย เช่น อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลภายนอกหรือระบบคลาวด์ เพื่อป้องกันจากความเสียหายทางกายภาพหรือการสูญหายของข้อมูล

• การกู้คืนข้อมูล: หากต้องการกู้คืนข้อมูลสำรอง ให้เปิดโปรแกรม Outlook และเลือกตัวเลือกในการนำเข้าข้อมูลจากไฟล์สำรอง ตามคำแนะนำที่ Outlook แสดง

การสำรองข้อมูลอีเมล Outlook เป็นมาตรการสำคัญในการปกป้องข้อมูลที่สำคัญ โดยการทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้ คุณจะสามารถมั่นใจได้ว่าอีเมลและข้อมูลที่สำคัญของคุณจะปลอดภัยและสามารถใช้งานได้เสมอ