Drop down list Excel ทํายังไง

สร้าง Dropdown List ใน Excel: ง่ายกว่าที่คิด ด้วยเทคนิคเพิ่มเติม

การสร้าง Dropdown List ใน Excel ช่วยให้การป้อนข้อมูลเป็นระเบียบ เร็วขึ้น และลดความผิดพลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้ขั้นตอนพื้นฐานจะเป็นที่รู้จักกันดี แต่บทความนี้จะนำเสนอเทคนิคเพิ่มเติมที่ช่วยให้คุณใช้งาน Dropdown List ได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ตั้งแต่การสร้างรายการแบบง่าย ไปจนถึงการจัดการข้อมูลจำนวนมาก

วิธีสร้าง Dropdown List แบบพื้นฐาน:

ตามที่กล่าวไปข้างต้น การสร้าง Dropdown List แบบเรียบง่ายสามารถทำได้โดย:

1. เลือกเซลล์: คลิกที่เซลล์ที่คุณต้องการให้มี Dropdown List
2. ไปที่แท็บ “ข้อมูล”: บน Ribbon เลือกแท็บ “ข้อมูล”
3. คลิก “การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล”: ในกลุ่ม “เครื่องมือข้อมูล” คลิกที่ “การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล”
4. เลือก “รายการ”: ในแท็บ “การตั้งค่า” ภายใต้ “อนุญาต” ให้เลือก “รายการ”
5. ป้อนรายการ: ในช่อง “แหล่งที่มา” ให้พิมพ์รายการที่คุณต้องการ คั่นแต่ละรายการด้วยเครื่องหมายจุลภาค (,) เช่น “แดง,เขียว,น้ำเงิน”
6. กด “ตกลง”: Dropdown List ของคุณพร้อมใช้งานแล้ว

เทคนิคเพิ่มเติมเพื่อการใช้งานขั้นสูง:

• ใช้ Named Range สำหรับรายการแบบไดนามิก: หากรายการของคุณมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง การสร้าง Named Range จะช่วยให้คุณอัปเดตรายการใน Dropdown List ได้ง่ายขึ้น เพียงสร้าง Named Range สำหรับรายการของคุณ จากนั้นในช่อง “แหล่งที่มา” ของการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ให้ใส่ชื่อของ Named Range นั้น การเปลี่ยนแปลงใน Named Range จะสะท้อนไปยัง Dropdown List โดยอัตโนมัติ
• สร้าง Dropdown List จากข้อมูลในชีทอื่น: คุณสามารถอ้างอิงข้อมูลจากชีทอื่นหรือแม้แต่ไฟล์ Excel อื่นได้ เพียงพิมพ์เส้นทางของเซลล์หรือ Named Range ในชีทอื่นลงในช่อง “แหล่งที่มา” เช่น ='Sheet2'!$A$1:$A$10 หรือ =[Book2.xlsx]Sheet1!$A$1:$A$10
• เพิ่มข้อความแจ้งเตือน: ช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจตัวเลือกที่มี ในแท็บ “ข้อความป้อนข้อมูล” คุณสามารถกำหนดข้อความที่จะปรากฏขึ้นเมื่อเลือกเซลล์ที่มี Dropdown List ได้
• เพิ่มข้อความแจ้งเตือนข้อผิดพลาด: ในแท็บ “ข้อความแจ้งเตือนข้อผิดพลาด” คุณสามารถกำหนดข้อความที่จะปรากฏขึ้นเมื่อผู้ใช้ป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง เช่น ป้อนข้อมูลที่ไม่อยู่ในรายการ
• Dropdown List แบบหลายระดับ (Dependent Dropdown List): สร้าง Dropdown List ที่มีตัวเลือกขึ้นอยู่กับค่าที่เลือกใน Dropdown List ก่อนหน้า โดยใช้ฟังก์ชัน INDIRECT และ Named Range ซึ่งจะช่วยจำกัดตัวเลือกให้แคบลงและแม่นยำยิ่งขึ้น

ด้วยเทคนิคเหล่านี้ คุณจะสามารถใช้ Dropdown List ใน Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้การจัดการข้อมูลของคุณเป็นระบบ รวดเร็ว และแม่นยำยิ่งขึ้น ลองนำไปปรับใช้กับงานของคุณดู!