Hoe declareer je kilometers?

Kilometers declareren: zo werkt het in 2024

Als ondernemer rijd je regelmatig zakelijke kilometers. Maar hoe declareer je die kilometers correct en efficiënt in 2024? Hieronder lees je een heldere uitleg.

De basis van kilometerdeclaratie is simpel: je vermenigvuldigt het aantal zakelijk gereden kilometers met de geldende kilometervergoeding. Voor 2024 is dit vastgesteld op € 0,21 per kilometer. Cruciaal is wel dat je alleen zakelijke kilometers declareert. Ritjes naar de supermarkt of school vallen hier dus buiten. Een goede kilometeradministratie is daarom essentieel.

Concrete stappen voor declaratie:

1. Registreer je kilometers: Noteer nauwkeurig de datum, het begin- en eindadres van elke zakelijke rit, en het aantal gereden kilometers. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een app, een Excel-bestand of een papieren logboek. Vermeld ook het doel van de rit, bijvoorbeeld een klantbezoek of een rit naar een leverancier.

2. Bereken het totale bedrag: Vermenigvuldig het totaal aantal zakelijke kilometers met de kilometervergoeding van € 0,21.

3. Boek de kosten: Verwerk dit bedrag in je boekhouding als zakelijke kosten. Dit verlaagt je winst en dus ook de belasting die je moet betalen.

4. Stort het bedrag naar je privérekening: Je kunt het gedeclareerde bedrag vervolgens overmaken naar je privérekening. Dit is de meest gebruikelijke methode.

Alternatieve methode: jaarlijkse verrekening

Een alternatief voor maandelijkse uitbetaling is om de kilometervergoeding jaarlijks te verrekenen met privé-opnames uit de zaak. Dit kan handig zijn als je regelmatig privé-uitgaven doet vanuit je zakelijke rekening. Let wel op dat je dit correct administreert om problemen met de Belastingdienst te voorkomen. Overleg eventueel met je boekhouder over de beste methode voor jouw situatie.

Tips voor een sluitende kilometeradministratie:

• Gebruik een consistente methode: Kies één methode voor het bijhouden van je kilometers en houd je daaraan.
• Bewaar bewijsstukken: Bewaar bijvoorbeeld agenda-afspraken of facturen die de zakelijke aard van je ritten aantonen.
• Controleer regelmatig: Loop je kilometeradministratie regelmatig na om fouten te voorkomen.

Door deze stappen te volgen en een accurate administratie bij te houden, zorg je ervoor dat je kilometerdeclaratie soepel verloopt en je optimaal profiteert van de belastingvoordelen.