Wat zijn administratiekosten in de kostenberekening?

Administratiekosten in de kostenberekening: Meer dan alleen papier en pennen

Bij het opstellen van een nauwkeurige kostenberekening, vaak essentieel voor offertes, budgettering en winstgevendheid, wordt vaak over het hoofd gezien hoe breed het begrip ‘administratiekosten’ eigenlijk is. Meer dan alleen de kosten van papier, pennen en enveloppen, omvatten administratiekosten alle uitgaven die direct verband houden met het algemeen beheer en de administratieve processen binnen een organisatie. Deze kosten zijn cruciaal voor de dagelijkse bedrijfsvoering, maar zijn vaak indirect gerelateerd aan het produceren van een specifiek product of dienst. Daarom worden ze veelal gecategoriseerd als overheadkosten of indirecte kosten.

Wat valt er onder administratiekosten?

De categorie administratiekosten is breder dan men vaak denkt. Enkele voorbeelden van kosten die hier onder vallen:

• Personeels- en salarisadministratie: Dit omvat niet alleen de salarissen van administratief personeel, maar ook de kosten van salarisverwerkingssoftware, de inzet van externe payrolldiensten, werkgeversbijdragen aan sociale verzekeringen en eventuele kosten verbonden aan training en ontwikkeling van administratief personeel.

• Kantoorkosten: Denk hierbij aan verbruiksartikelen zoals papier, inkt, enveloppen, maar ook de kosten van kantoorruimte (huur of hypotheek, onderhoud, nutsvoorzieningen), meubilair en apparatuur (kopieermachines, printers, etc.).

• IT-kosten (deels): Hoewel sommige IT-kosten direct aan een product of dienst kunnen worden toegerekend, vallen veel IT-kosten onder de administratiekosten. Dit kan betrekking hebben op algemene softwarelicenties, onderhoud van de interne IT-infrastructuur, IT-ondersteuning, en de kosten van clouddiensten die gebruikt worden voor algemene administratieve processen.

• Post- en verzendkosten: Kosten gerelateerd aan het versturen van brieven, pakketten en andere documenten.

• Bankkosten: Kosten verbonden aan het gebruik van zakelijke bankrekeningen, zoals transactiekosten en beheerkosten.

• Verzekeringen: Bepaalde verzekeringen, zoals aansprakelijkheidsverzekeringen of verzekeringen voor kantoorinboedel, kunnen onder de administratiekosten vallen.

• Kosten van juridisch en fiscaal advies (deels): Bepaalde juridische en fiscale advieskosten die betrekking hebben op algemene bedrijfsvoering, in tegenstelling tot specifieke projecten.

• Kosten van abonnementen en lidmaatschappen: Abonnementen op brancheverenigingen, professionele databases of andere relevante diensten.

Het belang van een nauwkeurige berekening

Een correcte berekening van de administratiekosten is van essentieel belang voor een realistisch beeld van de totale kosten. Onderschatting van deze kosten kan leiden tot een onnauwkeurige prijsbepaling, een te lage winstmarge en uiteindelijk tot financiële problemen. Het is daarom van cruciaal belang om alle relevante kostenposten te identificeren en nauwkeurig te kwantificeren. Overweeg het gebruik van een kostencalculatiesysteem om dit proces te vereenvoudigen en te automatiseren. Door een grondige analyse van de administratiekosten kan een bedrijf de efficiëntie van zijn administratieve processen verbeteren en potentiële besparingen identificeren.