Welke gegevens UBO vastleggen?

Welke gegevens moet u vastleggen voor uw UBO-register?

De Wet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering (Wwft) verplicht bedrijven om een register bij te houden van hun Ultimate Beneficial Owners (UBO’s). Dit register dient een actueel en volledig beeld te geven van wie uiteindelijk de zeggenschap heeft over het bedrijf. Maar welke gegevens moet u precies vastleggen voor elke UBO? De vereisten zijn afhankelijk van de nationaliteit van de UBO.

Voor alle UBO’s, ongeacht nationaliteit:

• Voornaam en achternaam: Dit is de basisinformatie voor elke UBO. Zorg voor een correcte en volledige weergave van de naam, zoals deze officieel geregistreerd staat.

Voor Nederlandse UBO’s:

• Burgerservicenummer (BSN): Naast voor- en achternaam is het BSN essentieel voor de identificatie van een Nederlandse UBO. Het BSN is een uniek identificatienummer en dient zorgvuldig te worden verwerkt en beschermd conform de geldende privacywetgeving.

Voor buitenlandse UBO’s:

Naast voor- en achternaam zijn voor buitenlandse UBO’s de volgende gegevens nodig:

• Geboortedatum: De exacte geboortedatum is cruciaal voor de identificatie en het onderscheiden van UBO’s met dezelfde naam.
• Geboorteland: Het land waar de UBO is geboren.
• Geboorteplaats: De plaats waar de UBO is geboren. Wees zo specifiek mogelijk (bijvoorbeeld, ‘Amsterdam’ in plaats van ‘Nederland’).
• Nationaliteit: De nationaliteit(en) van de UBO.
• Woonadres: Het huidige woonadres van de UBO. Dit dient zo accuraat mogelijk te zijn.
• Tax Identification Number (TIN) en land van uitgifte (indien van toepassing): Een TIN is vergelijkbaar met het Nederlandse BSN en wordt gebruikt voor belastingidentificatie in andere landen. Indien de UBO een TIN bezit, dient deze samen met het land van uitgifte te worden geregistreerd. Dit is echter niet altijd verplicht, afhankelijk van de specifieke situatie en het land van herkomst.

Belangrijke opmerkingen:

• Actualiteit: Het UBO-register moet altijd actueel zijn. Wijzigingen in de gegevens van een UBO dienen onmiddellijk te worden geregistreerd.
• Bewaring: Het UBO-register dient zorgvuldig te worden bewaard en beschermd tegen onbevoegde toegang.
• Privacy: De verwerking van UBO-gegevens dient te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
• Professionele hulp: Bij twijfel over de juiste gegevens of de procedures voor het bijhouden van het UBO-register, raadpleeg een professional, zoals een notaris of jurist gespecialiseerd in Wwft-regelgeving.

Het correct en volledig bijhouden van uw UBO-register is essentieel om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen en het risico op boetes te vermijden. Zorg er dus voor dat u alle vereiste gegevens accuraat registreert en regelmatig controleert op actualiteit.