Hoe stel je een UBO vast?

De UBO achter de schermen: Hoe je de uiteindelijk belanghebbende vaststelt

In de complexe wereld van het zakendoen is transparantie cruciaal. Het identificeren van de UBO, de uiteindelijk belanghebbende, is een essentieel onderdeel van het voorkomen van financieel-economische criminaliteit, zoals witwassen en terrorismefinanciering. Maar hoe stel je nu precies vast wie er daadwerkelijk achter een organisatie schuilgaat?

De wetgeving vereist dat organisaties informatie verstrekken over hun UBO’s. Dit is waar het UBO-register van de Kamer van Koophandel (KvK) om de hoek komt kijken. Dit register, een openbaar toegankelijke database, is een onmisbare bron voor het identificeren van personen die direct of indirect eigenaar zijn van, of controle uitoefenen over, een in Nederland gevestigde organisatie.

Wat is een UBO precies?

Een UBO is de persoon die:

• Meer dan 25% van de aandelen bezit in een vennootschap.
• Meer dan 25% van de stemrechten kan uitoefenen in een vennootschap.
• Op een andere manier de feitelijke zeggenschap heeft over een vennootschap.

Ook personen die via een keten van vennootschappen indirect aan deze criteria voldoen, kunnen als UBO worden aangemerkt.

Hoe gebruik je het UBO-register?

Het UBO-register is via de website van de KvK te raadplegen. Je kunt zoeken op de naam van de organisatie. Het register biedt vervolgens informatie over de geregistreerde UBO’s, waaronder hun naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonstaat en de aard en omvang van hun economisch belang.

Waarom is het zo belangrijk om de UBO te kennen?

Het kennen van de UBO is cruciaal om:

• Risico’s in te schatten: Door de UBO te identificeren, krijg je inzicht in wie er daadwerkelijk aan de touwtjes trekt. Dit helpt je om potentiële risico’s, zoals reputatieschade of betrokkenheid bij criminele activiteiten, beter in te schatten.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen: Verschillende wetten en regels, zoals de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), verplichten organisaties om hun cliënten te kennen (Know Your Customer, KYC). Het vaststellen van de UBO is een essentieel onderdeel van deze verplichting.
• Inzicht te krijgen in de structuur van een organisatie: Het UBO-register kan je helpen om de complexe structuren van organisaties te ontrafelen en te begrijpen wie er uiteindelijk verantwoordelijk is.
• Transparantie te bevorderen: Door de UBO te identificeren, draag je bij aan een transparanter zakelijk klimaat en help je om financieel-economische criminaliteit te bestrijden.

Let op: Houd het register actueel!

Het is belangrijk om te onthouden dat het UBO-register een momentopname is. Organisaties zijn verplicht wijzigingen in hun UBO-gegevens te melden bij de KvK. Controleer dus regelmatig het register, met name wanneer je een zakelijke relatie aangaat of onderhoudt. Een actueel uittreksel uit het UBO-register is essentieel om te zorgen dat je de meest recente informatie hebt.

Meer dan alleen het register

Hoewel het UBO-register een waardevol hulpmiddel is, is het niet de enige bron van informatie. Afhankelijk van de situatie kan het nodig zijn om verder onderzoek te doen, bijvoorbeeld door interne documenten te raadplegen, openbare bronnen te onderzoeken of aanvullende informatie op te vragen bij de organisatie zelf.

Door het UBO-register effectief te gebruiken en eventueel verder onderzoek te doen, kun je een helderder beeld krijgen van de personen achter een organisatie en de bijbehorende risico’s beter beheersen. Dit draagt bij aan een veiligere en transparantere zakelijke omgeving voor iedereen.