Welke instanties mogen een KopieID vragen?

Wanneer mag een instantie om een kopie van mijn identiteitsbewijs vragen?

Het verstrekken van een kopie van uw identiteitsbewijs is een gevoelige zaak, want het bevat veel persoonlijke informatie. Het is daarom belangrijk te weten welke instanties dit mogen vragen en onder welke voorwaarden. Niet iedereen mag zomaar een kopie van uw ID verlangen. De vraag moet altijd gebaseerd zijn op een gerechtvaardigd belang en wettelijke grondslag.

Overheidsinstanties: Overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, de Sociale Verzekeringsbank (SVB), de gemeente en de IND (Immigratie- en Naturalisatiedienst), mogen in specifieke situaties een kopie van uw identiteitsbewijs vragen. Dit gebeurt vaak in het kader van een aanvraag of procedure, bijvoorbeeld bij het aanvragen van een paspoort, een uitkering of een rijbewijs. De wettelijke basis hiervoor is dan vaak expliciet in de betreffende wet- of regelgeving vermeld. Bijvoorbeeld, de Belastingdienst kan een kopie van uw ID vragen ter verificatie bij het indienen van uw aangifte inkomstenbelasting.

Financiële instellingen: Banken, verzekeringsmaatschappijen (zoals levensverzekeraars) en andere financiële instellingen zijn wettelijk verplicht om de identiteit van hun klanten te verifiëren ter voorkoming van witwassen en fraude (Wet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering -Wwft). Dit rechtvaardigt het verzoek om een kopie van uw identiteitsbewijs. Let wel: zij mogen alleen de noodzakelijke gegevens kopiëren en moeten uw gegevens zorgvuldig en vertrouwelijk behandelen.

Notarissen: Notarissen hebben een wettelijke taak om de identiteit van betrokkenen bij notariële akten vast te stellen. Het verzoek om een kopie van uw identiteitsbewijs is in dit geval onderdeel van de zorgvuldigheidsplicht van de notaris.

Casinos en andere kansspelinstellingen: Ook casinos en andere instellingen waar kansspelen worden aangeboden, mogen om een kopie van uw identiteitsbewijs vragen. Dit is om te voldoen aan wet- en regelgeving rondom het voorkomen van witwassen en het beperken van gokverslaving.

Werkgevers: In specifieke gevallen kan een werkgever om een kopie van uw identiteitsbewijs vragen. Dit is bijvoorbeeld relevant bij het aannemen van personeel, bij het aanvragen van subsidies of vergunningen die met de werknemer te maken hebben of bij fiscale vereisten. De werkgever dient echter wel een legitieme reden te hebben voor dit verzoek en de privacy van de werknemer te respecteren.

Belangrijke kanttekening: Wanneer een instantie om een kopie van uw identiteitsbewijs vraagt, is het essentieel om te controleren of dit verzoek gerechtvaardigd is. Vraag naar de reden van het verzoek en de wettelijke basis hiervoor. Maak een kopie van slechts de noodzakelijke delen van uw identiteitsbewijs en overweeg om een handgeschreven vermelding toe te voegen met de datum, de naam van de organisatie en het doel waarvoor de kopie wordt verstrekt. Vergeet niet om een kopie te bewaren voor uw eigen administratie. Twijfelt u aan de legitimiteit van het verzoek? Raadpleeg dan een jurist of een andere deskundige.