Hoe kan ik een km-vergoeding boeken?

Kilometervergoeding als ZZP’er: Correct registreren en declareren

Als zelfstandige zonder personeel (ZZP’er) maak je vaak zakelijke kilometers. Gelukkig kun je deze kilometers fiscaal aftrekken met een onbelaste vergoeding van € 0,23 per kilometer (2024). Maar hoe registreer je deze kilometers correct, zodat je optimaal profiteert van deze regeling? En hoe verwerk je de vergoeding in je boekhouding? Dit artikel geeft je een praktisch stappenplan.

Kilometerregistratie: De basis

Een sluitende kilometeradministratie is cruciaal. De Belastingdienst kan hiernaar vragen en zonder bewijsstukken loop je de vergoeding mis. Een goede administratie bevat minimaal de volgende gegevens:

• Datum: Wanneer vond de rit plaats?
• Van: Startpunt van de rit (adres of locatie).
• Naar: Bestemming van de rit (adres of locatie).
• Aantal kilometers: Het exacte aantal gereden kilometers voor de zakelijke rit.
• Doel van de rit: Een korte omschrijving van de zakelijke reden (bijvoorbeeld: bezoek klant X, inkoop materialen).

Tools voor kilometerregistratie

Je kunt je kilometerregistratie op verschillende manieren bijhouden:

• Excel: Een simpel Excel-bestand volstaat, mits je alle benodigde informatie consistent invult.
• App: Diverse apps (zowel gratis als betaald) automatiseren de registratie, vaak inclusief GPS-tracking. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.
• Rittenregistratieboekje: Een fysiek boekje is ook toegestaan, maar minder praktisch dan digitale oplossingen.

De berekening: Van kilometers naar euro’s

De berekening van de kilometervergoeding is eenvoudig: vermenigvuldig het aantal zakelijke kilometers met de geldende vergoeding (€ 0,23 per kilometer in 2024). Een rit van 120 kilometer (bijvoorbeeld 60 kilometer heen en 60 kilometer terug) resulteert dus in een aftrekpost van € 27,60 (120 km x € 0,23).

Boeken van de kilometervergoeding

De kilometervergoeding boek je als kostenpost in je boekhouding. Afhankelijk van je boekhoudpakket, kan de precieze werkwijze verschillen. Raadpleeg de handleiding van je software of vraag advies aan je boekhouder.

Veelgemaakte fouten vermijden

• Privékilometers registreren: Alleen zakelijke kilometers komen in aanmerking voor de vergoeding. Houd privé- en zakelijke ritten strikt gescheiden.
• Onvolledige administratie: Zorg dat alle benodigde gegevens (datum, van, naar, kilometers, doel) aanwezig zijn.
• Verkeerde vergoeding gebruiken: Controleer jaarlijks de actuele vergoeding per kilometer.

Conclusie

Een correcte kilometerregistratie is essentieel voor ZZP’ers om optimaal te profiteren van de onbelaste kilometervergoeding. Door een gestructureerde aanpak en het gebruik van de juiste tools, minimaliseer je de administratieve lasten en maximaliseer je je fiscale voordeel. Twijfel je over de juiste werkwijze? Raadpleeg dan een boekhouder of belastingadviseur.