Wat zijn office manager werkzaamheden?

De onzichtbare spil: de taken van een Office Manager

De office manager. Een functie die vaak onderbelicht blijft, maar essentieel is voor een soepel draaiend bedrijf. Meer dan alleen het beantwoorden van telefoontjes en het sorteren van post, is deze rol de spil van de dagelijkse kantooractiviteiten. Een succesvolle office manager beheerst een breed scala aan vaardigheden en draagt op diverse manieren bij aan het succes van de organisatie. Maar wat houdt deze veelzijdige functie nu precies in?

De kern van het werk van een office manager is het optimaliseren van de dagelijkse kantoorprocessen. Dit gaat veel verder dan het uitvoeren van routinetaken. Het vereist proactief denken, probleemoplossend vermogen en een scherp oog voor detail. Denk bijvoorbeeld aan:

Administratie en Organisatie:

• Agendabeheer: Plannen en beheren van afspraken voor directie en andere medewerkers.
• Correspondentie: Behandelen van inkomende en uitgaande communicatie, zowel digitaal als fysiek.
• Documentbeheer: Organiseren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal, vaak met behulp van specifieke software.
• Financiële administratie: Ondersteunen bij financiële processen, zoals het verwerken van facturen en het bijhouden van uitgaven. De mate waarin dit gebeurt, is afhankelijk van de grootte en structuur van het bedrijf.

Facilitair Management:

• Voorraadbeheer: Beheren van kantoorbenodigdheden, zoals papier, cartridges en andere verbruiksartikelen.
• Onderhoud en reparaties: Organiseren en coördineren van onderhoud en reparaties van kantoorequipments en – ruimtes.
• Veiligheid: Toezien op de naleving van veiligheidsvoorschriften en het melden van eventuele gevaren.
• Leveranciersmanagement: Onderhouden van contacten met leveranciers en het onderhandelen over prijzen en contracten.
• Planning van facilitaire diensten: Coördinatie van schoonmaak, catering, beveiliging etc.

Personeelsondersteuning:

• Onboarding van nieuwe medewerkers: Helpen bij de integratie van nieuwe medewerkers in het bedrijf.
• Organiseren van bedrijfsevenementen: Mede verantwoordelijk voor het plannen en organiseren van team-uitjes en andere bedrijfsevenementen.
• Ondersteuning van collega’s: Het oplossen van praktische problemen en het beantwoorden van vragen van collega’s.

Een goede office manager is meer dan een uitvoerder; het is een proactieve probleemoplosser en een strategische denker. Ze zien knelpunten in processen, bedenken oplossingen en implementeren deze efficiënt. Ze zijn het aanspreekpunt voor diverse partijen, zowel binnen als buiten de organisatie, en beschikken over uitstekende communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden. Kortom, de office manager is een onmisbare schakel in het succes van een organisatie, een echte “invisible hand” die de dagelijkse gang van zaken soepel laat verlopen.