Hoe kan je een formele brief schrijven?

Een Formele Brief Schrijven: Een Gids voor Duidelijkheid en Doelgerichtheid

Het schrijven van een formele brief, of het nu voor een sollicitatie, een klacht of een zakelijke transactie is, vereist een heldere en doelgerichte boodschap. Hoewel de strikte formele taal van vroeger soms nog wel relevant is, is het vandaag de dag belangrijker dan ooit om de ontvanger centraal te stellen en een brief te schrijven die zowel effectief als prettig te lezen is.

Voorafgaand aan het Schrijven: De Basis Voorbereiden

Voordat je begint met typen, neem even de tijd om de ontvanger en het gewenste resultaat te overwegen. Wie is de ontvanger? Wat zijn hun verwachtingen? Wat wil je bereiken? Een goed geformuleerd doel geeft richting aan de hele brief. Vraag jezelf af: wat wil ik precies bereiken met deze brief? Een concreet resultaat, zoals het krijgen van een terugbelafspraak of een bevestiging van de ontvangst, is essentieel.

De Structuur: Een Duidelijke Weg naar de Boodschap

Een formele brief heeft een duidelijke structuur die de boodschap verheldert.

• Aanhef: Begin met een formele aanhef, zoals “Geachte heer/mevrouw [Achternaam],” of, indien bekend, “Geachte [Titel] [Achternaam]”. Gebruik de volledige naam van de ontvanger; dit toont respect.
• Inleiding: Introduceer het onderwerp van de brief duidelijk en bondig. Geef de reden voor het schrijven kort en direct weer.
• Kern: Hier presenter je de belangrijkste informatie of argumenten. Structuur je de kern in logische alinea’s en gebruik ondersteunende informatie en feiten indien nodig. Houd de boodschap duidelijk en beknopt, voorkom onnodige detail.
• Conclusie: Samenvattend herhaal je je belangrijkste punten en herformuleer de gewenste actie of conclusie. Dit laat de ontvanger geen ruimte voor misinterpretatie.
• Afsluiting: Sluit de brief af met een professionele en respectvolle afsluiting, zoals “Hoogachtend,” “Met vriendelijke groet,” of “Met een hartelijk groet.” Volg de aanhef hierbij (bv. “Hoogachtend,”)

De Taal: Formeel, maar Toegankelijk

Gebruik een zakelijke en professionele toon. Vermijd informele taal, afkortingen en slang. Gebruik actieve zinnen en heldere formuleringen voor een directe communicatie. Vermijd jargon dat de ontvanger niet begrijpt. Schrijf duidelijk en concreet, vermijd vaagheid.

Voorbeeldstructuur:

• Aanhef: Geachte heer Jansen,
• Inleiding: Ik schrijf u vandaag betreffende de levering van bestelling #1234.
• Kern: De bestelling is nog niet aangekomen, ondanks de aangegeven leverdatum van [Datum]. Ik heb u hierover gemaild op [Datum], maar heb nog geen reactie ontvangen.
• Conclusie: Graag zou ik een bevestiging ontvangen van de leverdatum en het verwachte leveringsproces.
• Afsluiting: Met vriendelijke groet, [Uw Naam]

Kortom: Door een duidelijke structuur, een heldere boodschap en een professionele toon te hanteren, kun je een formele brief schrijven die de ontvanger inspireert tot actie en tegelijkertijd een positieve indruk achterlaat. Focus op de ontvanger en het gewenste resultaat en je zult een succesvolle brief schrijven.