Hoe kan ik mijn mailbox delen in Outlook?

Je Outlook-mailbox delen: een praktische handleiding

Het delen van mappen in Outlook kan handig zijn voor samenwerking, bijvoorbeeld binnen een team of met een collega. Dit artikel legt uit hoe je een specifieke map in je Outlook-mailbox kunt delen met anderen.

Stap 1: Selecteer de te delen map

Open Outlook en navigeer naar de map die je wilt delen. Dit kan een inbox-map zijn, maar ook een projectmap, een archief of een specifieke submap. Zorg ervoor dat je de juiste map geselecteerd hebt, want dit is cruciaal.

Stap 2: Klik rechts en kies ‘Delen en machtigingen’

Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde map. In het contextmenu zoek je naar de optie ‘Delen’ of een vergelijkbare optie (de exacte naam kan variëren afhankelijk van je Outlook-versie). Hierna vind je vaak een optie voor ‘Machtigingen’ of ‘Delen en machtigingen’. Klik hierop.

Stap 3: Voeg ontvangers toe en configureer rechten

Je krijgt nu een scherm waar je de ontvangers van de gedeelde map kunt toevoegen. Gebruik het veld ‘Toevoegen’ om de e-mailadressen of namen van de ontvangers in te voeren. Je kunt ook een contact selecteren. Zorg ervoor dat je alle juiste adressen opgeeft om er zeker van te zijn dat de ontvangers de uitnodiging ontvangen.

Nadat je de ontvangers hebt toegevoegd, kun je hun toegangsrechten instellen. De beschikbare rechten variëren, maar veel Outlook-versie bieden opties zoals:

• Lezen: De ontvanger kan de inhoud bekijken, maar niet bewerken.
• Bewerken: De ontvanger kan de inhoud bekijken en aanpassen.
• Volledige toegang: De ontvanger heeft alle rechten om de map te beheren.

Kies voor elke ontvanger de juiste machtigingen die passen bij de gewenste samenwerking.

Stap 4: Bevestig de uitnodiging

Nadat je de ontvangers en hun rechten hebt geselecteerd, bevestig je de uitnodiging. Doorgaans is er een knop om dit te doen. Outlook stuurt dan een e-mail naar de ontvangers met de uitnodiging. Zorg ervoor dat de ontvangers deze e-mail openen en de link volgen om de toegang te accepteren.

Belangrijke opmerkingen:

• Beveiliging: Let op de beveiliging rondom de gedeelde map. Beslis zorgvuldig welke rechten je aan de ontvangers geeft.
• Gebruikersrechten: Controleer of de ontvangers over de juiste rechten beschikken om toegang tot de gedeelde map te krijgen, en of hun Outlook-accounts goed geconfigureerd zijn.
• Outlook-versie: De exacte stappen kunnen afwijken afhankelijk van je versie van Outlook. Raadpleeg indien nodig de help-functie van Outlook voor specifieke instructies.
• Administratief recht: In sommige gevallen heb je mogelijk extra administratieve rechten nodig om de map te delen.

Door deze stappen te volgen, kun je eenvoudig en veilig mappen in je Outlook-account delen met anderen voor optimale samenwerking.