Hoe maak je een gedeeld bestand in Word?

Samenwerken aan een Word-document: Eenvoudig delen en bewerken

Microsoft Word biedt handige mogelijkheden om documenten met anderen te delen en gezamenlijk te bewerken. Dit bespaart tijd en verbetert de samenwerking aanzienlijk. Hieronder leggen we uit hoe je een Word-document deelt, rekening houdend met verschillende aspecten van het delen, zoals toegangsrechten en communicatie.

Methode 1: Delen via OneDrive (Aanbevolen)

Deze methode is de meest efficiënte manier om een Word-document te delen, vooral voor gelijktijdige bewerking. OneDrive is de cloudopslagdienst van Microsoft en integreert naadloos met Word.

1. Opslaan op OneDrive: Zorg ervoor dat je Word-document is opgeslagen in je OneDrive-account. Als het document nog niet op OneDrive staat, klik je op ‘Opslaan als’ en kies je de gewenste map in je OneDrive.

2. Het Delen-venster openen: Open het Word-document. In de rechterbovenhoek vind je het tabblad ‘Delen’. Klik hierop.

3. E-mailadressen toevoegen: In het venster dat verschijnt, kun je de e-mailadressen van de personen invoeren met wie je het document wilt delen. Voeg één adres per regel toe.

4. Toegangsrechten instellen: Onder de e-mailadressen kun je de machtigingen bepalen. Kies uit:

   • Bewerken: De ontvangers kunnen het document bewerken en wijzigingen opslaan. Dit is ideaal voor gezamenlijke schrijfprojecten.
   • Becommentariëren: De ontvangers kunnen het document bekijken en opmerkingen toevoegen, maar niet direct wijzigen. Dit is handig voor feedbackrondes.
   • Bekijken: De ontvangers kunnen het document alleen bekijken; geen wijzigingen zijn mogelijk.

5. Optioneel: Een bericht toevoegen: Je kunt een bericht toevoegen aan de uitnodiging om het document te delen. Dit kan bijvoorbeeld een korte uitleg zijn over de taak of de deadline.

6. Verzenden: Klik op ‘Delen’ om de uitnodiging te verzenden. De ontvangers ontvangen een e-mail met een link naar het document.

Methode 2: Delen via e-mail (minder efficiënt)

Je kunt een Word-document ook als bijlage via e-mail verzenden, maar dit is minder handig voor gezamenlijke bewerking. Wijzigingen moeten dan handmatig worden uitgewisseld, wat tot verwarring kan leiden.

1. Opslaan als: Sla het Word-document op als .docx bestand.

2. E-mail versturen: Open je e-mailprogramma en voeg het document toe als bijlage. Voeg de ontvangers toe en schrijf een bericht.

3. Verzenden: Verzend de e-mail.

Belangrijk: Onthoud dat bij methode 2 alleen de meest recente versie die is verzonden, beschikbaar is. Voor efficiënte samenwerking is het gebruik van OneDrive sterk aan te raden. Door gebruik te maken van OneDrive, worden alle wijzigingen automatisch gesynchroniseerd en is er altijd een actuele versie van het document beschikbaar voor alle deelnemers.