Hoe stuur je een Teams uitnodiging via Outlook?

Teams uitnodiging versturen via Outlook: Een vlotte aanpak

Het plannen van een Teams vergadering hoeft geen gecompliceerde aangelegenheid te zijn. Met Outlook kun je eenvoudig een vergaderuitnodiging met geïntegreerde Teams link versturen, waardoor je tijd en moeite bespaart. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je dit doet.

Stap 1: Een nieuwe vergadering creëren

Open Outlook en navigeer naar je agenda. Klik op ‘Nieuwe vergadering’ of selecteer de optie die in jouw versie van Outlook overeenkomt met het aanmaken van een nieuwe afspraak.

Stap 2: Teams integratie activeren

Een cruciale stap is het integreren van Teams in je vergadering. Direct onder de velden waar je de details van je vergadering invult (onderwerp, locatie etc.), vind je een optie die doorgaans “Teams vergadering” of iets dergelijks heet. Klik hierop. Deze optie activeert de integratie van Microsoft Teams en zorgt ervoor dat een vergaderlink automatisch wordt gegenereerd.

Stap 3: Vergaderdetails invullen

Nu kun je de essentiële details van je vergadering invullen:

• Onderwerp: Geef je vergadering een duidelijke en beschrijvende titel.
• Locatie: Hier staat standaard “Online” vermeld. Je hoeft deze niet te wijzigen.
• Datum en tijd: Kies de gewenste datum en tijd voor je vergadering. Let op eventuele tijdzones als je deelnemers in verschillende landen hebt.
• Duur: Stel de duur van je vergadering in.

Stap 4: Deelnemers toevoegen

Voeg de e-mailadressen van je deelnemers toe in het veld “Aan”. Je kunt meerdere adressen scheiden met een komma. Als je gebruik maakt van een contactpersonenlijst binnen Outlook, kun je daaruit eenvoudig de gewenste contacten selecteren.

Stap 5: Optionele instellingen

Outlook biedt diverse extra opties, zoals:

• Herhaling: Stel een herhalende vergadering in als nodig.
• Bijlagen: Voeg documenten of andere bestanden toe als je die wilt delen met de deelnemers.
• Vergadering opties: Sommige versies van Outlook bieden hier extra opties aan, zoals de mogelijkheid om deelnemers te verplichten zich aan te melden of om wachttijden te configureren.

Stap 6: Uitnodiging versturen

Als alle details correct zijn ingevuld, klik je op ‘Verzenden’. Outlook verzendt nu een uitnodiging naar alle toegevoegde deelnemers. Deze uitnodiging bevat een directe link naar de Teams vergadering, zodat je deelnemers met een enkele klik kunnen deelnemen.

Tip: Controleer altijd de verzonden uitnodiging voordat je deze verstuurt om te verzekeren dat alle details correct zijn.

Door deze eenvoudige stappen te volgen, kun je snel en efficiënt een Teams vergadering plannen en de uitnodigingen via Outlook verzenden. Geniet van een vlotte en effectieve communicatie!