Hoe zet ik iemand in de BCC?

Slim mailen met BCC: Zo verstuur je discreet een kopie

We kennen het allemaal: een e-mail versturen naar meerdere ontvangers. Soms wil je echter dat bepaalde mensen de mail ontvangen, zonder dat de rest van de geadresseerden dat weet. Hier komt de BCC-functie (Blind Carbon Copy, oftewel ‘blinde kopie’) om de hoek kijken. In dit artikel leggen we je uit hoe je deze functie in Office Outlook gebruikt, zodat je discreet een kopie van je mail kunt versturen.

Waarom BCC gebruiken?

BCC is handig in verschillende situaties:

• Privacy: Je wilt de e-mailadressen van de ontvangers beschermen. Dit is vooral belangrijk bij grote mailinglijsten.
• Vertrouwelijkheid: Je wilt iemand op de hoogte stellen van de communicatie, zonder dat de andere ontvangers daarvan op de hoogte zijn. Denk bijvoorbeeld aan een manager die op de hoogte moet blijven van een bepaalde correspondentie.
• E-mail etiquette: In sommige gevallen is het ongepast om alle ontvangers van een e-mail aan elkaar voor te stellen. BCC kan dan een oplossing bieden.

BCC gebruiken in Office Outlook: Een stapsgewijze handleiding

Het gebruik van BCC in Outlook is verrassend eenvoudig. Volg deze stappen:

1. Start een nieuwe e-mail: Open Outlook en klik op “Nieuwe e-mail” om een nieuw berichtvenster te openen.
2. Toon het BCC-veld (indien nodig): Standaard is het BCC-veld niet altijd zichtbaar. Zo krijg je het tevoorschijn:
   • In oudere versies van Outlook (bv. 2010): Zoek naar een tabblad of optie als “Opties” of “Weergave” in het venster van de nieuwe e-mail. Daar zou je een vinkje of knop moeten vinden met de tekst “BCC” of “Blinde kopie”.
   • In nieuwere versies van Outlook (bv. 365): Klik in het nieuwe e-mailvenster op het tabblad “Opties”. Zoek vervolgens in de groep “Velden weergeven” naar de optie “BCC”. Klik erop om het BCC-veld toe te voegen.
3. Vul de ontvangers in het BCC-veld in: Klik in het nu zichtbare BCC-veld en typ de e-mailadressen van de personen die je een blinde kopie wilt sturen. Je kunt meerdere adressen toevoegen, gescheiden door een komma of puntkomma (afhankelijk van je instellingen).
4. Vul het Aan- en CC-veld in (indien nodig): Vul het “Aan”-veld in met de belangrijkste ontvangers van de e-mail. Indien nodig kun je het “CC”-veld gebruiken voor personen die op de hoogte gehouden moeten worden, maar geen actie hoeven te ondernemen.
5. Onderwerp en inhoud: Vul het onderwerp van de e-mail in en schrijf je boodschap in de tekst van de e-mail.
6. Verzenden: Controleer alles nogmaals en klik op de knop “Verzenden”.

Wat gebeurt er na het verzenden?

De ontvangers in het “Aan”- en “CC”-veld zien niet dat de e-mail ook naar de BCC-ontvangers is gestuurd. De BCC-ontvangers ontvangen de e-mail alsof ze direct in het “Aan”-veld stonden, maar ze zien geen andere BCC-ontvangers.

Belangrijke overwegingen:

• Wees voorzichtig: Gebruik BCC met mate en wees je bewust van de ethische aspecten. Misbruik van de functie kan leiden tot wantrouwen.
• Gebruik een leeg “Aan”-veld (optioneel): Als je alleen BCC-ontvangers hebt, kun je een leeg “Aan”-veld laten, of je eigen adres daarin plaatsen. Dit voorkomt dat sommige e-mailclients de e-mail als spam markeren.

Met deze eenvoudige stappen kun je de BCC-functie in Outlook effectief gebruiken om je e-mailcommunicatie te optimaliseren en de privacy van je ontvangers te respecteren. Veel succes!