Hoe eindig ik een klachtenbrief?

De Klachtenbrief Perfect Afsluiten: Meer dan alleen ‘Met vriendelijke groet’

Een klachtenbrief schrijven is zelden leuk, maar een goede afsluiting kan het verschil maken tussen een genegeerde brief en een snelle, bevredigende oplossing. Hoewel ‘Met vriendelijke groet’ een veilige optie lijkt, laat het vaak de essentie van je brief – het verlangen naar actie – onbenoemd. Een sterke afsluiting benadrukt je verwachtingen en toont je betrokkenheid bij het oplossen van het probleem.

Vermijd vaagheden. Zinnen als “Ik hoop dat u hier iets mee kunt” zijn te passief en laten ruimte voor interpretatie. De ontvanger weet niet precies wat ‘iets mee kunnen’ inhoudt. Wees concreet en formuleer je verwachting helder.

Hieronder volgen een aantal voorbeelden van effectieve afsluitingen, afhankelijk van je gewenste resultaat:

Voor een snelle reactie en concrete oplossing:

• “Ik verzoek u vriendelijk om binnen [aantal] dagen contact met mij op te nemen om dit probleem te bespreken en een passende oplossing te vinden.” (Dit geeft een duidelijke deadline)
• “Ik zie uw reactie met belangstelling tegemoet, voorzien van een concreet voorstel tot oplossen van het probleem.” (Dit benadrukt de verwachting van een voorstel)
• “Graag ontvang ik binnen [aantal] dagen een bevestiging van ontvangst van mijn klacht en een indicatie van de te verwachten actie.” (Dit focust op een snelle bevestiging en een stappenplan)

Voor een meer formele aanpak:

• “Ik vertrouw erop dat u deze kwestie met de nodige aandacht zult behandelen en een gepaste oplossing zult vinden.” (Dit is formeel maar toch direct)
• “Met het oog op een spoedige oplossing, verzoek ik u vriendelijk doch dringend om binnen [aantal] dagen contact met mij op te nemen.” (Dit onderstreept de urgentie)

Voor een situatie waarin je verdere stappen overweegt:

• “Mocht ik binnen [aantal] dagen geen reactie ontvangen, dan zie ik mij helaas genoodzaakt om [verdere actie, bv. contact opnemen met de consumentenbond] te ondernemen.” (Dit is een duidelijke waarschuwing)

Onthoud altijd:

• Wees beleefd, ook als je gefrustreerd bent. Een beleefde toon vergroot de kans op een positieve reactie.
• Vermeld je contactgegevens nogmaals. Zorg ervoor dat de ontvanger je gemakkelijk kan bereiken.
• Controleer je brief op spelfouten en grammaticale fouten. Een foutloze brief maakt een professionele indruk.

Door je klachtenbrief met een sterke, duidelijke afsluiting te beëindigen, vergroot je de kans op een snelle en bevredigende oplossing. Vermijd vage formuleringen en geef duidelijk aan wat je verwacht. Een goed geformuleerde afsluiting is de kers op de taart van je zorgvuldig opgestelde klacht.