Hoe eindig je een telefoongesprek?

Het kunstje van het afronden: Een telefoongesprek met flair beëindigen

Een telefoongesprek succesvol afronden is net zo belangrijk als een goede start. Een abrupt einde kan een onprofessionele indruk achterlaten en onduidelijkheid creëren. Een goed afgesloten gesprek daarentegen, laat een positieve en efficiënte indruk achter. Maar hoe doe je dat precies? Hieronder enkele tips om je telefoongesprekken met flair te beëindigen:

1. Samenvatting & Bevestiging:

Begin met een korte samenvatting van de belangrijkste besproken punten. Dit geeft zowel jou als de ander de kans om te controleren of alles correct is begrepen. Gebruik zinnen als: “Dus om het even samen te vatten, we hebben besproken…”, of “Laat ik even controleren of ik alles goed begrijp: u wilt…”. Deze herhaling voorkomt misverstanden en zorgt voor duidelijkheid.

2. Concrete Vervolgstappen:

Vermijd vage toezeggingen. In plaats van “Ik kijk er even naar”, geef concrete vervolgstappen en een realistisch tijdsbestek. Voorbeelden:

• “Ik noteer uw vraag en zorg dat de juiste persoon u vandaag nog voor 17:00 uur terugbelt.”
• “Ik stuur u binnen een uur een e-mail met de gevraagde informatie.”
• “Ik maak de afspraak in uw agenda en stuur u hiervan een bevestiging.”
• “Ik ga het rapport direct voorbereiden en u ontvangt het morgen voor 10:00 uur.”

Wees specifiek! Dit laat zien dat je georganiseerd bent en de ander serieus neemt.

3. Dankwoord & Afscheid:

Bedank de ander voor zijn of haar tijd en het gesprek. Een simpel “Dank u wel voor uw tijd en uw vraag” of “Dank u wel voor het gesprek, het was een plezier” maakt een wereld van verschil. Volg dit op met een professioneel afscheid zoals: “Prettige dag verder!”, “Tot horens!”, of “Tot ziens!”.

4. De juiste timing:

Wees attent op de timing. Wacht niet tot het gesprek volledig uitdijt, maar rond af op een natuurlijk moment, nadat alle belangrijke punten zijn behandeld en de vervolgstappen zijn afgesproken. Een abrupt einde is onbeleefd, maar een te langgerekt afscheid is eveneens onhandig.

5. De stilte beheersen:

Een korte stilte is geen probleem, maar vermijd langdurige stiltes. Gebruik deze korte stilte om je gedachten te ordenen, je punt af te ronden en het gesprek netjes af te sluiten.

Tot slot:

Het afsluiten van een telefoongesprek is een kunst op zich. Door deze tips te gebruiken, zorg je voor een professionele en efficiënte afhandeling van elk gesprek, wat leidt tot een positieve ervaring voor zowel jou als de ander. Oefening baart kunst! Dus, probeer deze tips uit en verbeter je communicatieve vaardigheden.