Hoe schrijf je een formele mail naar een bedrijf?

Hoe schrijf je een formele e-mail naar een bedrijf?

Een formele e-mail naar een bedrijf vereist een professionele toon, heldere taal en een correcte opbouw. Hieronder vind je een gids om je te helpen bij het opstellen van effectieve formele e-mails:

1. Professioneel e-mailadres

Gebruik een professioneel e-mailadres dat overeenkomt met je naam of bedrijfsnaam. Vermijd informele of grappige adressen.

2. Duidelijke onderwerpregel

Samenvat kort het doel van je e-mail in de onderwerpregel. Houd het beknopt en informatief, zodat de ontvanger in één oogopslag kan zien waar het over gaat.

3. Correcte aanspreking

Spreek de ontvanger formeel aan met “Geachte heer/mevrouw [achternaam]” of met de functienaam (“Geachte manager”). Als je de naam van de ontvanger niet kent, kun je “Aan wie het aangaat” gebruiken.

4. Bondige inleiding

Begin met een korte inleiding waarin je jezelf voorstelt en het doel van je e-mail uiteenzet. Ga direct ter zake en vermijd onnodige details.

5. Formele taal en beknopte zinnen

Gebruik formele taal en schrijf in complete zinnen. Houd je zinnen kort en bondig, en gebruik geen afkortingen of informeel taalgebruik.

6. Duidelijke vraag of verzoek

Formuleer je vraag of verzoek duidelijk en direct. Geef de nodige achtergrondinformatie, maar vermijd te veel details.

7. Duidelijke afsluiting

Sluit je e-mail af met een passende groet, zoals “Met vriendelijke groet” of “Hoogachtend”. Vermeld je volledige naam en functie (indien van toepassing) onder de groet.

8. Lengte en details

Houd je e-mail beknopt en vermijd overbodige details. Breng je belangrijkste punten in duidelijke alinea’s aan.

Voorbeeld:

Onderwerpregel: Aanvraag voor informatie over vacature

E-mailadres: [email protected]

E-mailinhoud:

Geachte heer/mevrouw [achternaam],

Ik schrijf u namens mijzelf, [jouw naam], om te informeren naar de openstaande vacature voor [vacaturenaam] die ik op uw website zag. Ik ben een [jouw functie] met [jouw ervaring] ervaring.

Ik heb interesse in deze positie omdat [redenen voor interesse]. Ik ben ervan overtuigd dat mijn vaardigheden en ervaring een waardevolle aanvulling zouden zijn voor uw team.

Ik zou graag meer informatie ontvangen over de vacature en het sollicitatieproces. Ik ben beschikbaar voor een gesprek op uw gemak.

Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]