Hoe schrijf je een mail aan meerdere personen?

Hoe schrijf je een e-mail naar meerdere personen?

Wanneer je een e-mail stuurt naar meerdere personen, is het belangrijk om professioneel en respectvol over te komen. Hier zijn enkele tips die je kunnen helpen bij het schrijven van een effectieve e-mail naar meerdere ontvangers:

1. Gebruik een geschikte aanspreking

Je kunt “Geachte dames en heren” gebruiken als je niet zeker weet wie de ontvangers zijn of als er zowel mannen als vrouwen bij zijn. Andere opties zijn:

• Geachte [naam van de organisatie]
• Geachte [titel van de groep], bijvoorbeeld Geachte directie of Geachte commissie
• Geachte [naam van de afdeling], bijvoorbeeld Geachte klantenservice of Geachte ICT-afdeling

Als je de ontvangers persoonlijk kent, kun je “Beste [voornaam]” gebruiken.

2. Wees specifiek over wie je aanspreekt

Als je naar een specifieke persoon of groep verwijst, gebruik dan hun naam of titel in de aanhef en het bericht. Dit toont dat je hebt nagedacht over wie de e-mail ontvangt en dat je hun tijd waardeert.

3. Gebruik duidelijke onderwerp- en bodytekst

Het onderwerp moet kort en informatief zijn, zodat ontvangers snel kunnen zien waar de e-mail over gaat. Houd de bodytekst bondig en to the point, en gebruik alinea’s en tussenkopjes om de leesbaarheid te verbeteren.

4. Beëindig met een passende groet

Je kunt de e-mail afsluiten met “Met vriendelijke groet,” “Met dank voor uw tijd,” of “Met vriendelijke attentie.” Als je de ontvangers persoonlijk kent, kun je een minder formele groet gebruiken, zoals “Tot ziens” of “Tot gauw.”

5. Vermijd onnodige bijlagen en opmaak

Voeg alleen bijlagen toe die relevant zijn voor de e-mail. Gebruik geen onnodige opmaak zoals kleuren, lettertypen of afbeeldingen. Dit kan afleiden van de inhoud van de e-mail.

Voorbeeld van een e-mail naar meerdere personen:

Onderwerp: Vergadering volgende week over project X

Geachte directie,

Ik schrijf om u uit te nodigen voor een vergadering over project X op [datum] om [tijd] in [locatie].

We bespreken de voortgang van het project, eventuele uitdagingen en de volgende stappen. Uw aanwezigheid en input worden zeer op prijs gesteld.

Ik stuur de agenda en andere relevante documenten voorafgaand aan de vergadering.

Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]