Hoe begin je een mail aan meerdere personen?

Hoe begin je een e-mail aan meerdere personen?

Het schrijven van een e-mail aan meerdere ontvangers kan soms lastig zijn. Je wilt een professionele en duidelijke boodschap overbrengen, zonder dat de e-mail verloren dreigt te raken in de inbox van de ontvanger. Het juiste begin is essentieel om de aandacht te trekken en je boodschap effectief over te brengen.

De juiste aanhef kiezen:

Het begin van je e-mail, de aanhef, is cruciaal. Het bepaalt de toon en de professionaliteit van je bericht. Kies een aanhef die past bij de situatie en de relatie met je ontvangers.

• Formele situaties:

  • Geachte leden: Geschikt voor bijvoorbeeld een mededeling aan een vereniging of een groep van betrokkenen.
  • Geachte heer/mevrouw [Achternaam]: Deze aanhef is zeer formeel en dient alleen gebruikt te worden wanneer je de namen van alle ontvangers kent. Vermijd dit als je niet de naam van ieder afzonderlijk kent.
  • Geachte collega’s: Geschikt voor een mededeling binnen een bedrijf.

• Informele situaties:

  • Beste team: Geschikt voor een informele mededeling aan een team binnen een organisatie.
  • Beste verkoopmedewerkers: Geschikt voor een informele communicatie met een specifieke groep binnen een bedrijf.
  • Beste collegas: Een informele en vriendelijke groet, goed voor een informele communicatie binnen een groep.

Vermijd:

• Geachte heer/mevrouw: Als je de namen van de ontvangers niet weet, is het beter om geen titel te gebruiken.
• Beste allemaal/Beste iedereen: Deze aanhef kan wat algemeen en afstandelijk overkomen.
• Onderwerp van de email: De aanhef zelf moet nooit hetzelfde zijn als het onderwerp.

Na de aanhef:

Na de aanhef is het belangrijk om direct en duidelijk de essentie van je boodschap te formuleren. Een duidelijke inleiding, de reden voor het mailen, is hier belangrijk.

Voorbeelden:

Formeel:

• Geachte leden,

  In deze mail willen wij jullie informeren over de aanstaande ledenvergadering.

Informeel:

• Beste team,

  Het is tijd om ons team te belonen! De volgende projectplanning zit er aan te komen.

Belangrijke tip:

Gebruik voor de afronding van de e-mail een passende afsluiting, zoals:

• Hartelijk dank,
• Met vriendelijke groet,
• Met vriendelijke groeten,
• Met vriendelijke en professionele groet.

Door de juiste aanhef te gebruiken en direct tot de essentie over te gaan, verzeker je je ervan dat jouw e-mails goed ontvangen worden en hun doel bereiken. Kies voor de aanhef die past bij de situatie en de relatie met je ontvangers, en zorg voor een duidelijke boodschap.