Hoe schrijf je een mail namens iemand?

Een mail sturen namens iemand anders: Do’s en Don’ts

Het sturen van een e-mail namens een ander vereist zorgvuldigheid en respect voor zowel de afzender als de ontvanger. Een verkeerd uitgevoerde actie kan leiden tot verwarring, misverstanden en zelfs juridische problemen. Dit artikel geeft praktische tips om dit op een correcte en professionele manier te doen.

Wanneer mag je een mail namens iemand anders versturen?

Voordat je überhaupt overweegt een mail namens iemand anders te versturen, is het cruciaal om toestemming te vragen. Zonder expliciete toestemming handel je onrechtmatig en kan dit serieuze gevolgen hebben. Deze toestemming kan zowel mondeling als schriftelijk zijn, maar het is altijd verstandig om dit schriftelijk vast te leggen, zeker bij belangrijke zaken.

Hoe schrijf je een mail namens iemand anders?

Zelfs met toestemming is het belangrijk om de mail correct op te stellen. Hieronder volgen enkele essentiële stappen:

• Duidelijke verzenderidentificatie: In plaats van het eigen e-mailadres te gebruiken, moet duidelijk zijn wiens naam en e-mailadres wordt gebruikt. Dit kan door de naam van de afzender in het “Van” veld te zetten en het e-mailadres als “Namens [Naam afzender]” in de onderwerpregel te vermelden. Sommige e-mailprogramma’s bieden mogelijkheden om een e-mailadres “vanwege” een ander te sturen, gebruik deze optie indien beschikbaar.

• Transparantie in de body: Begin de mail duidelijk met een zin die aangeeft dat je namens iemand anders schrijft. Bijvoorbeeld: “Namens [Naam afzender] wil ik u het volgende mededelen…” of “Ik schrijf u namens [Naam afzender] inzake…”.

• Behoud van de stem: Probeer de schrijfstijl aan te passen aan de gebruikelijke toon van degene namens wie je schrijft. Gebruik bijvoorbeeld geen informele taal als de afzender normaal gesproken formeel communiceert. Twijfel je? Vraag dan expliciet aan de afzender hoe hij/zij de mail geformuleerd zou willen zien.

• Juiste informatie: Controleer alle informatie zorgvuldig op juistheid en volledigheid voordat je de mail verzendt. Onjuiste informatie kan leiden tot grote problemen.

• Ondertekening: Onderteken de mail met je eigen naam, functie en titel, gevolgd door een duidelijke vermelding dat je de mail namens de afzender hebt verzonden. Bijvoorbeeld:

  “Met vriendelijke groet,”

  “Jan de Vries”
  “Assistent van [Naam afzender]”

Voorbeeld:

Onderwerp: Re: Uw aanvraag – Namens Mevrouw Jansen

Beste [Naam ontvanger],

Namens Mevrouw Jansen wil ik u laten weten dat uw aanvraag in behandeling is genomen. U ontvangt binnen 48 uur een bevestiging.

Met vriendelijke groet,

Jan de Vries
Assistent van Mevrouw Jansen

Wat je NIET moet doen:

• Vals voorwendsel: Nooit een mail sturen namens iemand anders zonder toestemming. Dit is misleiding en kan juridische consequenties hebben.

• Onvolledige informatie: Wees volledig transparant over wie de mail verstuurt en waarom.

• Het eigen e-mailadres gebruiken: Dit zorgt voor verwarring en onduidelijkheid.

Door deze tips te volgen, kun je op een correcte en professionele manier e-mails namens anderen versturen, zonder dat dit tot misverstanden of problemen leidt. Onthoud altijd: transparantie en toestemming zijn essentieel!