Hoe kun je mails samenvoegen?

E-mail Samenvoegen in Gmail: Personaliseer je berichten met gemak

Het versturen van dezelfde e-mail naar meerdere personen is vaak nodig, maar het handmatig typen van elk adres en het aanpassen van de boodschap voor elke ontvanger is tijdrovend en foutgevoelig. Gelukkig biedt Gmail, hoewel niet direct met een ingebouwde ‘mail merge’-functie zoals in dedicated programma’s, een handige workaround om dit proces te vereenvoudigen en te personaliseren. Deze methode maakt gebruik van de mogelijkheden van Gmail’s automatische suggesties en het slimme @-symbool om dynamische velden in te voegen.

Stap 1: Het voorbereiden van je contacten

Hoewel Gmail geen adresboek in de strikte zin heeft zoals bijvoorbeeld Outlook, kun je je ontvangers op verschillende manieren voorbereiden. De meest efficiënte methode is het gebruik van een spreadsheet (bijvoorbeeld Google Sheets) of een ander programma waarin je de contactgegevens gestructureerd kunt opslaan. Zorg ervoor dat je ten minste een kolom hebt met e-mailadressen en eventueel andere relevante informatie die je in je e-mail wilt personaliseren, zoals naam, voornaam, of een specifieke titel.

Stap 2: Het creëren van je e-mailtemplate in Gmail

Begin een nieuwe e-mail in Gmail. In het ‘Aan’ veld typ je het eerste e-mailadres van je lijst. Let op: je hoeft niet alle adressen hier in te voeren. We gebruiken dit veld alleen om de functie te activeren.

Stap 3: De magie van het @-symbool

Nu komt het slimme deel. Rechts van het ‘Aan’ veld zie je (als je de juiste Gmail-versie gebruikt) een kleine knop of een automatisch aanvullingsmenu. Begin met het typen van een @ in je e-mailbericht. Gmail zal automatisch een aantal suggesties geven, zoals @naam, @voornaam, @achternaam etc. Deze suggesties zijn afhankelijk van de informatie die je in het ‘Aan’-veld hebt ingevuld en de informatie die Gmail al over die contactpersoon kent.

Stap 4: Personaliseer je e-mail

Selecteer de gewenste tags (bijv., @naam) uit de suggesties. Vervang de placeholder-tekst met je eigen tekst. Bijvoorbeeld, in plaats van “Beste klant,”, kun je schrijven: “Beste @voornaam, “. Dit zal de voornaam van elke ontvanger automatisch invullen wanneer je de e-mail verzendt. Je kunt deze tags op meerdere plaatsen in je e-mail gebruiken om het bericht volledig te personaliseren.

Stap 5: Het verzenden van de e-mails

Zodra je je e-mail klaar hebt, kun je deze niet direct naar alle ontvangers verzenden. Je moet handmatig de e-mailadressen in het ‘Aan’ veld invullen. Kopieer elk e-mailadres uit je spreadsheet en plak het in het ‘Aan’-veld. Verwijder het eerste e-mailadres dat je alleen als placeholder had gebruikt. Herhaal dit voor elke ontvanger. Gmail zal dan de juiste @-tags vervangen met de corresponderende informatie uit de gegevens die het van elk adres ‘kent’ (of zo goed als mogelijk).

Belangrijk: Deze methode is niet perfect. Gmail’s suggesties zijn afhankelijk van de kwaliteit en volledigheid van de contactinformatie. Als de informatie ontbreekt of onvolledig is, worden de tags niet correct vervangen. Voor een grootschalige mail merge is een dedicated programma of mail merge service aan te raden. Deze methode is echter ideaal voor het snel personaliseren van e-mails naar een kleiner aantal ontvangers.