Hoe sluit je een formele mail af?

Hoe sluit je een formele e-mail af?

Een formele e-mail afsluiten is net zo belangrijk als een goede opening. Het laat zien dat je respect hebt voor de ontvanger en professioneel bent. Het hangt af van de relatie met de ontvanger welke afsluiting het meest geschikt is. Er is geen enkele ‘juiste’ manier, maar het is cruciaal dat de afsluiting past bij de toon van de gehele e-mail.

Welke afsluiting is geschikt?

• Hoogachtend: Deze afsluiting is geschikt voor een formele briefwisseling met iemand die u niet goed kent, bijvoorbeeld een manager van een ander bedrijf of een hoogwaardigheidsbekleder. Het toont respect en een formele toon. Deze afsluiting is gepast voor zeer professionele communicatie.

• Met vriendelijke groet: Deze is een veelgebruikte en neutrale optie. Het is een goede keuze als je de ontvanger kent, maar niet op een intieme manier. Het past bijvoorbeeld bij communicatie met collega’s of klanten met wie je regelmatig communiceert.

• Met vriendelijke groet en respect: Deze variant geeft een extra dimensie van respect en warmte, wat past bij een meer persoonlijke maar nog steeds formele relatie. Het versterkt de afsluiting en toont een professionele beleefdheid.

• Vriendelijke groet: Een iets minder formele variant van “Met vriendelijke groet.” Beschouw deze optie indien de relatie met de ontvanger iets informeler is, maar er toch nog een professionele afstand bestaat.

Naast de afsluiting, zijn de volgende punten belangrijk:

• Je naam: Vul altijd je naam in. Dit verhoogt de professionaliteit en laat zien dat de mail van een concreet persoon komt.

• Je functie (optioneel): Als je functie direct relevant is voor de inhoud van de mail, dan kan het toevoegen van je functie duidelijkheid bieden. Bijvoorbeeld: “Hoogachtend, [Jouw naam], Afdelingsmanager Marketing”. Dit is niet altijd nodig, maar kan voor meer professionaliteit zorgen.

Voorbeeld:

“Geachte heer [Achternaam],

[Inhoud van uw e-mail]

Hoogachtend,

[Jouw naam],
[Jouw functie (optioneel)]”

Conclusie:

De juiste afsluiting van een formele e-mail laat zien dat je respect hebt voor de ontvanger en dat je professioneel communicatie beheerst. Denk aan de context en relatie met de ontvanger en kies de afsluiting die hierbij past. Vergeet niet je naam op te nemen voor duidelijkheid.