Wat is een deftige afsluiting voor een brief?

De perfecte afsluiting: een kwestie van toon en respect

Een brief, hoe kort of lang ook, wordt pas echt compleet met een passende afsluiting. Deze laatste zin of zinnetjes bepalen mede de algehele indruk en weerspiegelen de relatie tussen afzender en ontvanger. Een verkeerde afsluiting kan een zorgvuldig opgestelde brief onbedoeld ondermijnen. Daarom verdient de keuze voor de juiste afsluiting de nodige aandacht.

De sleutel tot een succesvolle afsluiting ligt in het spiegelen van de aanhef. De formele toon van de aanhef dient zich te vertalen in een even formele afsluiting. Een inconsequentie hierin leidt tot een ongemakkelijk gevoel bij de lezer.

Formele brieven vereisen formele afsluitingen:

Voor brieven met een zeer formele aanhef, zoals “Aan de heer/mevrouw [Naam] – [Titel/Functie]”, of “Zijne Excellentie [Naam]” is er maar één passende afsluiting: “Hoogachtend” of, voor een extra vleugje formaliteit, “Met de meeste hoogachting”. Deze afsluitingen drukken diepe respect en professionele afstand uit, passend bij de strenge etiquette van formele correspondentie, bijvoorbeeld bij officiële instanties of in zakelijke relaties met een aanzienlijk machtsverschil.

Minder formele brieven: meer flexibiliteit:

Bij een minder formele aanhef, zoals “Geachte heer/mevrouw [Achternaam]”, is de keuze ruimer. Hier is “Met vriendelijke groet(en)” een uitstekende en veelgebruikte optie. Deze afsluiting is vriendelijk en beleefd, zonder de formaliteit van “Hoogachtend”. Ook in deze context blijft “Hoogachtend” echter een acceptabele, zij het iets stijvere, variant. De keuze tussen “Met vriendelijke groet(en)” en “Hoogachtend” hangt hier af van de specifieke relatie met de ontvanger en het gewenste niveau van formaliteit. Een zakelijke brief aan een onbekende klant vraagt misschien om “Hoogachtend”, terwijl een brief aan een bekende collega “Met vriendelijke groet(en)” beter past.

Vermijd informele afsluitingen in formele contexten:

Het is van essentieel belang om informele afsluitingen, zoals “Groetjes”, “Tot snel” of “Vriendelijke groetjes”, te vermijden in formele brieven. Deze kunnen de professionaliteit van de correspondentie schaden en een onprofessionele indruk achterlaten.

Samenvattend: De juiste afsluiting is meer dan alleen een beleefdheidsformule; het is een essentieel element dat bijdraagt aan de algehele professionaliteit en impact van uw brief. Door de aanhef te spiegelen en de relatie met de ontvanger te overwegen, kunt u ervoor zorgen dat uw brief eindigt met de juiste toon en het gewenste effect.