Hoe oud mag een KVK uittreksel zijn?

Hoe actueel moet een Kamer van Koophandel (KvK) uittreksel zijn?

Bij het aangaan of verlengen van zakelijke overeenkomsten, zoals een modelovereenkomst met een zelfstandige ondernemer, is het vaak vereist om een uittreksel van de Kamer van Koophandel (KvK) te overleggen. Maar hoe recent moet dit uittreksel eigenlijk zijn? Er bestaat geen wettelijke termijn die voor alle situaties geldt. De eis tot actualiteit hangt sterk af van de specifieke context en de wensen van de partij die het uittreksel opvraagt.

In veel gevallen, en zoals in het voorbeeld van de verlenging van een modelovereenkomst, wordt een maximale ouderdom van drie maanden gehanteerd. Deze termijn is echter geen wettelijke regel, maar een veelvoorkomende praktijk. De reden hiervoor is evident: binnen drie maanden is de kans op significante wijzigingen in de bedrijfsgegevens, zoals adreswijzigingen, wijzigingen in de bedrijfsactiviteiten of zelfs een faillissement, relatief klein. Door een recent uittreksel te eisen, garandeert de opdrachtgever zich een actueel en betrouwbaar beeld van de situatie van de ondernemer. Dit minimaliseert het risico op onvoorziene problemen tijdens de samenwerking.

Het is echter belangrijk om te benadrukken dat de eis van een drie maanden oud uittreksel niet universeel is. Sommige opdrachtgevers hanteren een kortere termijn, bijvoorbeeld één maand, terwijl anderen een langere periode acceptabel vinden, afhankelijk van het risico dat zij bereid zijn te lopen. De specifieke eisen staan vaak vermeld in de overeenkomst zelf of worden tijdens de onderhandelingen afgesproken.

Wat te doen als het uittreksel ouder is dan drie maanden?

Moet u een KvK-uittreksel overleggen en is deze ouder dan de gewenste termijn? Neem dan direct contact op met de partij die het uittreksel vereist. Bespreek de situatie en vraag of een ouder uittreksel acceptabel is, of of er een recentere versie nodig is. Het is mogelijk dat zij een kortere termijn dan drie maanden hanteren, of dat zij voldoende vertrouwen hebben in een iets ouder uittreksel, afhankelijk van de aard van de relatie en de overeenkomst.

Kortom, hoewel drie maanden een veelgebruikte richtlijn is, is de acceptabele ouderdom van een KvK-uittreksel afhankelijk van de specifieke situatie. Duidelijke communicatie met de betreffende partij is essentieel om misverstanden te voorkomen en een vlotte afhandeling te garanderen. Raadpleeg altijd de betreffende overeenkomst of neem contact op met de opdrachtgever om de exacte eisen omtrent de actualiteit van het KvK-uittreksel te verifiëren.