Is een kopie van een bankpas verplicht in een personeelsdossier?

Een kopie van je bankpas in je personeelsdossier: Noodzaak of overbodige informatie?

Een personeelsdossier is een verzameling documenten die essentiële informatie over een werknemer bevat. Vaak vinden we hier kopieën van identiteitsbewijzen, diploma’s, contracten en andere relevante documenten. Maar hoe zit het met een kopie van de bankpas? Is dat wel echt nodig? Hoewel sommige werkgevers erom vragen, is het bewaren van een kopie van een bankpas in een personeelsdossier niet verplicht en vaak zelfs onwenselijk.

De wetgeving schrijft niet voor welke documenten precies in een personeelsdossier moeten zitten. Wel moet de werkgever de gegevens die hij verzamelt, rechtmatig verwerken conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat de gegevensverwerking een gerechtvaardigd doel moet hebben en dat alleen noodzakelijke gegevens mogen worden verzameld en bewaard. Voor het uitbetalen van salaris zijn het IBAN-nummer en de tenaamstelling van de rekening voldoende. Een kopie van de bankpas, met daarop gevoelige informatie zoals het pasnummer, de vervaldatum en de CVC-code, is voor dit doel overbodig.

Het bewaren van een kopie van de bankpas brengt onnodige risico’s met zich mee. Denk aan identiteitsfraude of misbruik van de bankgegevens bij een datalek. Voor de werknemer is het lastig te controleren hoe de kopie wordt beveiligd en wie er toegang toe heeft.

Wat zijn de alternatieven?

In plaats van een kopie van de bankpas te vragen, kan de werkgever volstaan met:

• Het noteren van het IBAN-nummer en de tenaamstelling van de rekening: Dit is voldoende voor de salarisadministratie.
• Een kopie van een bankafschrift: Hierop staan het IBAN-nummer en de tenaamstelling vermeld, zonder de gevoelige informatie van de bankpas. Let wel op dat ook hier andere privacygevoelige informatie op kan staan die niet relevant is voor de werkgever. Het is daarom raadzaam om deze informatie te anonimiseren.

Conclusie:

Een kopie van de bankpas in het personeelsdossier is niet verplicht en brengt onnodige risico’s met zich mee. Werkgevers zouden zich moeten beperken tot het verzamelen van de strikt noodzakelijke gegevens voor de salarisadministratie, zoals het IBAN-nummer en de tenaamstelling van de rekening. Als werknemer heb je het recht om te vragen waarom bepaalde gegevens worden verzameld en of dit wel gerechtvaardigd is. Wees kritisch en bescherm je privacy!