Wat mag wel en wat mag niet in een personeelsdossier?

Het Personeelsdossier: Wat Wel en Niet Mag

Het personeelsdossier is een cruciaal instrument voor elke werkgever. Het dient als een centrale opslagplaats voor relevante informatie over een werknemer, van diens startdatum tot aan het einde van het dienstverband. Echter, de samenstelling van dit dossier is geen vrijbrief voor het verzamelen van alle mogelijke persoonlijke gegevens. Er zijn duidelijke regels en grenzen aan wat wel en niet toegestaan is. Het is van essentieel belang dat werkgevers deze regels kennen en naleven om juridische problemen en aantasting van de privacy van hun werknemers te voorkomen.

Wat hoort er wél in een personeelsdossier?

Het personeelsdossier is bedoeld om een volledig en objectief beeld te geven van de arbeidsrelatie. Daarom bevat het doorgaans de volgende elementen:

• Basisinformatie: Denk hierbij aan de naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, burgerlijke staat en contactgegevens van de werknemer.
• Contractuele documenten: Het arbeidscontract zelf, eventuele wijzigingen daarop, en andere relevante overeenkomsten (zoals een geheimhoudingsverklaring of een leaseauto-overeenkomst).
• Salarisadministratie: Salarisstroken, loonbelastingverklaringen, en andere documenten met betrekking tot de salarisbetaling.
• Identificatie en BSN: Een kopie van het identiteitsbewijs en de BSN (Burger Service Nummer) van de werknemer. Let op: de BSN mag alleen gebruikt worden voor doeleinden die wettelijk zijn toegestaan.
• Prestatiebeoordelingen en Functioneringsgesprekken: Verslagen van functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken en eventuele verbetertrajecten. Deze documenten zijn essentieel om de ontwikkeling van de werknemer te volgen en te evalueren.
• Verlofregistratie: Overzicht van opgenomen vakantiedagen, ziekteverlof en ander verlof.
• Certificaten en Opleidingen: Kopieën van relevante diploma’s, certificaten en gevolgde opleidingen die relevant zijn voor de functie.
• Waarschuwingen en Sancties: Schriftelijke waarschuwingen, disciplinaire maatregelen of andere sancties die zijn opgelegd aan de werknemer, inclusief de redenen daarvoor.

Wat mag absoluut niet in een personeelsdossier?

Het verzamelen en opslaan van bepaalde persoonlijke gegevens is strikt verboden, tenzij er een zeer concrete wettelijke basis of noodzaak voor is. Dit omvat:

• Gezondheidsgegevens: Informatie over de gezondheidstoestand van de werknemer, diagnoses, medische rapporten of bezoeken aan de dokter. Uitzonderingen hierop zijn wettelijk verplichte keuringen voor bepaalde functies.
• Strafrechtelijk verleden: Informatie over veroordelingen of verdenkingen van strafbare feiten. Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kan in bepaalde gevallen wel gevraagd worden, maar de inhoud van de VOG mag niet in het personeelsdossier worden opgeslagen.
• Etnische afkomst, religie, politieke voorkeur of seksuele geaardheid: Deze gegevens zijn irrelevant voor de uitvoering van de functie en het verzamelen ervan is discriminerend.
• Privégegevens: Informatie over persoonlijke relaties, hobby’s of andere privégegevens die geen relatie hebben met de werkzaamheden.
• Online activiteiten: Informatie over de online activiteiten van de werknemer, tenzij dit direct gerelateerd is aan de functie en met duidelijke afspraken vooraf (bijvoorbeeld het monitoren van social media activiteiten bij een social media manager).

Waarom deze regels zo belangrijk zijn:

De regels omtrent de inhoud van het personeelsdossier zijn gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die de privacy van individuen beschermt. Het naleven van deze regels is cruciaal om:

• Privacy van werknemers te respecteren: Werknemers hebben recht op privacy en controle over hun persoonlijke gegevens.
• Discriminatie te voorkomen: Het verzamelen van gevoelige informatie kan leiden tot (onbewuste) discriminatie.
• Juridische problemen te vermijden: Het overtreden van de privacywetgeving kan leiden tot hoge boetes en reputatieschade.
• Vertrouwen te bevorderen: Een transparante en respectvolle omgang met persoonlijke gegevens draagt bij aan een positieve werkrelatie.

Conclusie:

Het personeelsdossier is een belangrijk hulpmiddel voor werkgevers, maar het is essentieel om de grenzen te kennen. Door de regels omtrent de inhoud van het dossier te respecteren, waarborgt de werkgever de privacy van zijn werknemers, voorkomt hij juridische problemen en bouwt hij aan een vertrouwensvolle en respectvolle werkomgeving. Het is raadzaam om regelmatig te controleren of de inhoud van de personeelsdossiers nog actueel en relevant is, en om onnodige of onrechtmatige informatie te verwijderen. Bij twijfel is het verstandig om juridisch advies in te winnen.