Wat zijn de wettelijke bewaartermijnen?

Hoelang moet je gegevens bewaren? Duik in de wettelijke bewaartermijnen.

De digitale wereld draait op data, maar die data mag niet eindeloos blijven bestaan. Wetten zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stellen duidelijke eisen aan de opslagduur van persoonsgegevens. Hoelang je gegevens mag bewaren, hangt af van verschillende factoren, waardoor het bepalen van de juiste termijn een complexe aangelegenheid kan zijn.

Geen ‘one size fits all’: Er is geen pasklaar antwoord op de vraag hoe lang je specifieke gegevens mag bewaren. De bewaartermijn is afhankelijk van:

• Type gegevens: Gevoelige persoonsgegevens zoals medische dossiers of financiële informatie kennen vaak langere bewaartermijnen dan bijvoorbeeld contactgegevens van klanten.
• Wettelijke basis voor verwerking: De reden waarom je de gegevens in eerste instantie verzamelde, speelt een rol. Verwerk je gegevens voor de uitvoering van een overeenkomst, dan geldt een andere bewaartermijn dan bij het voldoen aan een wettelijke verplichting.
• Relevante wet- en regelgeving: Naast de AVG bestaan er specifieke regels per sector. Zo gelden er voor de medische wereld en de financiële sector afwijkende bewaartermijnen.

Voorkom boetes door juiste archivering: Onjuiste archivering van persoonsgegevens, waaronder het te lang bewaren van data, kan leiden tot hoge boetes. Daarom is het cruciaal om de juiste bewaartermijnen te kennen en te hanteren.

Hoe vind je de juiste bewaartermijn?

• Raadpleeg de AVG: De AVG zelf geeft geen specifieke bewaartermijnen, maar wel belangrijke principes. Zo geldt het ‘beperkingsbeginsel’, wat inhoudt dat je gegevens niet langer mag bewaren dan strikt noodzakelijk voor het doel waarvoor je ze verzameld hebt.
• Duik in sectorale regelgeving: Voor veel sectoren gelden specifieke wetten en regels die bewaartermijnen dicteren.
• Schakel indien nodig juridische hulp in: Twijfel je over de juiste bewaartermijn? Raadpleeg dan een jurist gespecialiseerd in privacywetgeving.

Bewaartermijnen zijn complex, maar essentieel. Door je te verdiepen in de relevante wetgeving en de juiste procedures te implementeren, voorkom je boetes en draag je bij aan een verantwoorde omgang met persoonsgegevens.