委託書一定要正本嗎？

委託書出席區分所有權人會議：正本為佳，影本須佐證

區分所有權人會議攸關社區大小事，舉凡修繕、管理費調整等，都需經由會議決議。然而，並非所有住戶都能親自出席，此時「委託書」便成為參與會議的重要工具。但委託書一定要正本嗎？讓我們深入探討。

原則上，出席區分所有權人會議所使用的委託書，以正本為佳。這是為了確保委託意願的真實性，避免偽造或竄改情事發生，維護會議的公平公正。畢竟，手寫簽名及蓋章的正本文件，更能證明委託人的意願，也較不易產生爭議。

然而，現實生活中，住戶可能因工作、旅遊等因素無法提供正本委託書。此時，提供委託書影本並非完全不可行，但必須同時檢附相關證明文件，以佐證影本與正本相符。這些證明文件可以是：

• 經法院或民間公證人認證的「與正本相符」證明文件： 這是最具法律效力的證明方式，能有效降低爭議。
• 委託人親自簽署的切結書，聲明影本與正本相符，並願意承擔法律責任： 此方法較為簡便，但效力略遜於公證文件。 切結書內容需清楚載明委託人姓名、身分證字號、聯絡方式、委託事項、聲明影本與正本相符等資訊，並由委託人親筆簽名及蓋章。
• 社區管理委員會自行訂定的驗證程序： 例如，透過視訊會議與委託人確認委託意願，或要求受託人提供與委託人的合照等，但此方式的法律效力較低，且容易產生爭議，建議在社區規約中明訂相關程序。

需要注意的是，即使檢附了證明文件，管理委員會仍保有最終裁量權，決定是否接受影本委託書。若社區規約已明訂僅接受正本委託書，則即使提供影本及證明文件，也可能不被接受。因此，建議住戶事先詳閱社區規約，並盡可能提供正本委託書，以避免不必要的爭議。

此外，為避免日後糾紛，委託書內容應清楚載明：

• 委託人及受託人姓名、身分證字號、聯絡方式
• 委託事項及授權範圍
• 開會日期及時間
• 委託期限
• 委託人簽名及蓋章

總而言之，雖然法律並未強制規定委託書必須為正本，但考量到會議的公正性及避免爭議，仍建議以正本為佳。若不得已需提供影本，務必檢附相關證明文件，並事先與管理委員會確認，以確保您的權益。