Hvor længe må man gemme en personalesag?

Hvor længe må man gemme en personalesag? En balancegang mellem lovgivning og god praksis.

Opbevaring af personalesager er et område, hvor flere lovgivninger spiller ind, og hvor en klar forståelse af reglerne er afgørende. Det handler om at finde balancen mellem at overholde lovpligtige opbevaringsfrister og samtidig beskytte medarbejdernes persondata. Modsat opbevaring af kundedata, som ofte er mere entydigt reguleret af f.eks. bogføringsloven, er personalesager mere komplekse.

Der findes ikke én specifik lov, der dikterer den præcise opbevaringstid for alle elementer i en personalesag. I stedet skal man navigere i et landskab af forskellige regler, der afhænger af dokumenttypen:

• Løn- og ansættelseskontrakter: Disse skal gemmes i 5 år efter ansættelsesforholdets ophør, jf. bogføringsloven. Dette gælder også for dokumentation for udbetalt løn, feriepenge, pension osv.
• Dokumentation for sygdom: Opbevaringspligten for sygedokumentation varierer afhængig af typen. Dokumentation for fravær, f.eks. lægeerklæringer, skal som udgangspunkt gemmes i 1 år efter ansættelsesforholdets ophør. Mere følsomme oplysninger om helbredsforhold bør dog slettes, så snart de ikke længere er relevante for formålet, jf. GDPR’s principper om dataminimering og opbevaringsbegrænsning.
• Disciplinærsager: Dokumentation vedrørende advarsler og opsigelser bør som udgangspunkt slettes, når sagen er afsluttet og der ikke længere er et sagligt formål med opbevaringen. Dog kan det være relevant at gemme dokumentation i en periode, hvis der er risiko for en efterfølgende retssag.
• Evalueringer og performance reviews: Disse dokumenter bør slettes, når de ikke længere er relevante for medarbejderens udvikling eller virksomhedens behov. Det anbefales at have en klar procedure for, hvornår og hvordan evalueringer slettes.
• Ansøgninger fra ikke-ansatte: Ansøgninger fra personer, der ikke blev ansat, bør slettes hurtigst muligt efter endt rekrutteringsproces, medmindre ansøgeren har givet samtykke til opbevaring i længere tid.

Udover de lovpligtige frister er det vigtigt at overholde GDPR’s principper om dataminimering og opbevaringsbegrænsning. Man må kun opbevare de persondata, der er nødvendige for formålet, og kun så længe det er nødvendigt.

Bedste praksis:

• Udarbejd en klar politik for opbevaring af personalesager, der specificerer opbevaringstider og procedurer for sletning.
• Sørg for at medarbejderne er informeret om politikken.
• Gennemgå personalesagerne regelmæssigt og slet data, der ikke længere er nødvendige.
• Opbevar personalesagerne sikkert og fortroligt, både fysisk og digitalt.

Ved at følge disse retningslinjer kan virksomheder sikre, at de overholder lovgivningen og samtidig beskytter medarbejdernes persondata. Husk dog altid at søge professionel rådgivning, hvis du er i tvivl om reglerne. Lovgivningen kan ændre sig, og det er vigtigt at holde sig opdateret.