Hvor længe skal personalesager gemmes?

Hvor længe skal du gemme personalesager? En guide til opbevaring af personfølsomme data

Opbevaring af personalesager er en kompleks proces, der kræver omhu og præcis forståelse af gældende lovgivning. Det er ikke blot et spørgsmål om at stappe dokumenter i en skuffe og glemme dem. For at sikre både medarbejdernes rettigheder og virksomhedens overholdelse af loven, er det essentielt at have en klar strategi for, hvor længe forskellige typer af personalesager skal opbevares. Denne artikel giver en oversigt, men erstatter ikke juridisk rådgivning. Det anbefales altid at konsultere en ekspert ved tvivl.

Lovgivningens rolle: Hovedloven inden for opbevaring af personaleoplysninger er persondataforordningen (GDPR). Den fastsætter ikke en specifik opbevaringstid for alle typer af data, men stiller krav om, at data kun må opbevares så længe det er nødvendigt for det specifikke formål, de er indsamlet til. Dette princip om “data minimering” er centralt.

Forskellige typer af personalesager og deres opbevaringstid:

Opbevaringstiden varierer betydeligt afhængigt af dokumenttypen:

• Ansættelseskontrakter: Disse skal som minimum opbevares i hele ansættelsesforløbet og typisk i et antal år efter ansættelsesforholdets ophør. En konservativ tilgang ville være at opbevare dem i 5-10 år efter afslutning af ansættelsen, for at kunne imødekomme eventuelle juridiske tvister.

• Lønsedler: Lønsedler skal opbevares i mindst 5 år efter udgangen af det kalenderår, hvor lønnen vedrører. Dette skyldes blandt andet skattemæssige og sociale hensyn.

• Sygemeldinger og lægeerklæringer: Disse skal opbevares i en periode, der afhænger af sygdommens art og varighed, samt eventuelle efterfølgende juridiske processer. En sikkerhedsmargin på 5-10 år efter afslutning af sygemeldingen er ofte tilrådeligt.

• Performance reviews og medarbejderudviklingssamtaler: Disse dokumenter kan opbevares i en kortere periode, typisk 2-3 år, medmindre de indeholder væsentlige oplysninger relevante for eventuelle fremtidige sager.

• Disciplinære sager: Dokumentation relateret til disciplinære sager bør opbevares i en længere periode, typisk 5-10 år, afhængigt af sagens alvorlighed.

• Projektbeskrivelser (i en HR-kontekst): Som nævnt i indledningen skal projektbeskrivelser, der indeholder personoplysninger, kun opbevares så længe projektet varer, og derefter slettes straks. Undtagelsen er hvis de indeholder oplysninger som er nødvendige for at dokumentere f.eks. kompetenceudvikling.

Sikkerhed og beskyttelse af data: Uanset opbevaringstiden er det afgørende at sikre korrekt håndtering og beskyttelse af alle personaleoplysninger. Dette inkluderer sikker opbevaring, adgangskontrol og regelmæssig gennemgang for at sikre overholdelse af GDPR.

Konklusion: Opbevaring af personalesager er et område med mange nuancer, og det er umuligt at give en universel opbevaringstid for alle dokumenter. Det er afgørende at fastlægge en klar politik, der tager højde for de specifikke krav til hver type dokument og overholder gældende lovgivning. Ved tvivl bør man altid søge professionel juridisk rådgivning.