Hvor lang tid skal dokumenter gemmes?

Hold styr på papirerne: Ny opbevaringsfrist for selskabsdokumenter i Danmark

Fra 1. januar 2021 er der kommet nye vinde over det danske landskab for opbevaring af selskabsdokumenter. Hvad betyder det for dig og din virksomhed? Jo, det betyder, at I nu skal opbevare jeres regnskabsmateriale i minimum fem år.

Hvad indebærer de nye regler?

De nye regler er ret ligetil, men det er vigtigt at forstå dem korrekt for at undgå potentielle bøder og problemer med Skattestyrelsen. Kernen er, at virksomheder, hvis regnskabsår starter 1. januar 2021 eller senere, skal opbevare deres regnskabsmateriale i mindst fem år.

Hvad betyder “regnskabsmateriale”?

“Regnskabsmateriale” dækker over en bred vifte af dokumenter, der er relevante for virksomhedens regnskab. Dette inkluderer, men er ikke begrænset til:

• Fakturaer: Både indgående og udgående.
• Bankudskrifter: Alle kontobevægelser relateret til virksomheden.
• Bilag: Dokumentation for alle udgifter og indtægter.
• Kontoudtog: Fra diverse kreditkort og lån.
• Årsregnskaber: Både udkast og den endelige, godkendte version.
• Lønsedler: Dokumentation for udbetalte lønninger.
• Andre relevante dokumenter: Alle papirer, der understøtter regnskabets nøjagtighed.

Hvordan beregnes de fem år?

Det er afgørende at forstå, hvordan de fem år beregnes. Perioden regnes fra afslutningen af det specifikke regnskabsår, hvor dokumentet blev skabt.

• Eksempel: Hvis jeres regnskabsår følger kalenderåret (1. januar – 31. december 2021), starter de fem år den 1. januar 2022. Dermed skal I opbevare dokumentationen fra 2021 indtil udgangen af 2026.

Hvorfor disse nye regler?

Formålet med de nye regler er at sikre større transparens og kontrol med virksomheders regnskabsførelse. Det giver Skattestyrelsen bedre mulighed for at gennemgå og verificere regnskaber, hvilket i sidste ende bidrager til at bekæmpe skatteunddragelse og sikre en mere fair konkurrence på markedet.

Hvad skal du gøre?

• Gennemgå jeres nuværende opbevaringsrutiner: Sørg for, at I er klar til at opbevare dokumenter i mindst fem år.
• Overvej digitalisering: Digital arkivering kan være en effektiv løsning for at spare plads og gøre det lettere at finde dokumenter frem.
• Informér relevante medarbejdere: Sørg for, at alle i virksomheden, der er involveret i regnskabsføringen, er klar over de nye regler.

Konsekvenser ved manglende overholdelse

Manglende overholdelse af reglerne kan medføre bøder og andre sanktioner fra Skattestyrelsen. Det er derfor afgørende at tage de nye regler alvorligt og sikre, at virksomheden er i overensstemmelse med dem.

I sidste ende handler det om at have styr på sin dokumentation og sikre, at man kan fremlægge den nødvendige dokumentation, hvis Skattestyrelsen skulle bede om det. Så sørg for at få implementeret de nødvendige procedurer og systemer, så I kan sove trygt om natten.