Hvornår skal du slette oplysningerne?

Sletning af personoplysninger: Hvornår skal du handle?

Som dataansvarlig har du pligt til at opbevare personoplysninger sikkert og kun så længe, det er nødvendigt for det oprindelige formål. Dette princip om “begrænsning af opbevaringstiden” er en hjørnesten i databeskyttelsesforordningen (GDPR).

Hvornår skal du slette oplysningerne?

Det er op til dig som dataansvarlig at vurdere, hvornår det oprindelige formål er opfyldt. Her er nogle vejledende faktorer, du bør overveje:

• Formålet med databehandlingen: Hvad var det oprindelige formål med at indsamle og behandle personoplysningerne?
• Den lovlige grundlag for behandlingen: Baseredes behandlingen på samtykke, en kontrakt eller et andet lovligt grundlag?
• Eventuelle lovmæssige krav om opbevaring: Er der nogen lovkrav, f.eks. bogføringslovgivningen, der kræver, at du opbevarer data i en bestemt periode?

Sletningsproces

Når du har vurderet, at oplysningernes opbevaringstid er udløbet, skal du slette dem forsvarligt. Dette kan omfatte:

• Fysisk ødelæggelse: Shredding af papirdokumenter eller ødelæggelse af digitale medier.
• Kryptering: Gør data ulæselige for uautoriserede personer.
• Anonymisering: Fjernelse af personligt identificerbare oplysninger, så data ikke længere kan relateres til en bestemt person.

Konsekvenser af manglende sletning

Hvis du ikke sletter personoplysninger, når det er nødvendigt, kan det have alvorlige konsekvenser:

• Databrud: Ikke-slettede data kan øge risikoen for databrud og tyveri af personoplysninger.
• Bøder og sanktioner: Overtrædelse af GDPR’s krav om begrænsning af opbevaringstiden kan medføre bøder og andre sanktioner.
• Reputationsskader: Offentliggørelse af unødvendigt opbevarede personoplysninger kan skade din organisations omdømme og tillid.

Konklusion

At overholde princippet om begrænsning af opbevaringstiden er afgørende for databeskyttelse og overholdelse af GDPR. Ved at slette unødvendige personoplysninger kan du reducere risici forbundet med opbevaring af data og beskytte privatlivets fred for de registrerede.