Hvor længe skal man opbevare dokumenter?

Ryd op i papirbunkerne – men smid ikke guldet væk: Så længe skal du gemme dine dokumenter

Vi lever i en digital tidsalder, men papirarbejdet synes at følge med som en trofast skygge. Kvitteringer, fakturaer, kontrakter – bunkerne hober sig op, og det kan være svært at vide, hvad man skal gemme, og hvad man kan smide ud. Især for virksomheder er korrekt dokumentopbevaring afgørende, ikke kun for at holde orden, men også for at overholde lovgivningen. Men hvor længe skal man egentlig opbevare sine dokumenter?

For danske virksomheder er svaret klart: Regnskabsmateriale fra regnskabsår 2021 og fremefter skal opbevares i mindst fem år efter regnskabsårets afslutning. Denne femårige periode er fastsat for at sikre tilstrækkelig dokumentation til revisors gennemgang og eventuelle efterfølgende forespørgsler fra myndigheder som f.eks. SKAT. Det er vigtigt at bemærke, at denne periode gælder efter regnskabsårets udløb. Har din virksomhed f.eks. regnskabsår svarende til kalenderåret, skal dokumenter fra 2021 opbevares til udgangen af 2026.

Det handler ikke kun om regnskabet: Udover regnskabsmateriale er der en række andre dokumenter, som virksomheder bør opbevare i en længere periode. Det drejer sig bl.a. om:

• Ansættelseskontrakter: Disse bør gemmes i mindst fem år efter ansættelsesforholdets ophør.
• Ejendomshandler: Dokumentation vedrørende køb og salg af fast ejendom bør gemmes i mindst 10 år.
• Forsikringspoliser: Gemmes i mindst fem år efter udløb.
• Garantibeviser: Gemmes i garantiperioden plus et par år ekstra for eventuelle reklamationer.

Digital opbevaring – en moderne løsning: Den digitale tidsalder giver heldigvis mulighed for at strømline dokumentopbevaringen. Scanning og digital arkivering af dokumenter er både pladsbesparende og effektivt. Husk dog at sikre backup af dine digitale arkiver, så du ikke mister vigtige dokumenter ved tekniske fejl. Det er også vigtigt at sikre, at de digitale kopier er læsbare og tilgængelige i hele opbevaringsperioden.

Husk den individuelle vurdering: Selvom lovgivningen sætter en minimumsgrænse for opbevaring af regnskabsmateriale, kan det i visse tilfælde være nødvendigt at gemme dokumenter i længere tid. Har du eksempelvis en igangværende retssag eller tvist, er det vigtigt at bevare al relevant dokumentation, indtil sagen er afsluttet. Derfor er det altid en god idé at lave en individuel vurdering af, hvor længe specifikke dokumenter bør opbevares, baseret på virksomhedens specifikke situation og potentielle risici.

Ved at have en klar strategi for dokumentopbevaring undgår du ikke blot bøder og problemer med myndighederne, men du skaber også overblik og effektivitet i din virksomhed. Så ryd op i papirbunkerne – men smid ikke guldet væk!