Hvordan bogføres rejseudgifter?

Hvordan bogføres rejseudgifter korrekt?

Rejseudgifter kan bogføres på to forskellige måder: som faktiske udgifter eller som rejsegodtgørelse. Valget af metode har betydning for både bogføring og skat.

Faktiske udgifter:

Denne metode kræver, at du dokumenterer alle dine udgifter detaljeret. Det omfatter eksempelvis:

• Transport: Kvitteringer for biludgifter, togbilletter, flybilletter, taxa-kvitteringer. Angiv præcis distancen eller anvendt transportmiddel.
• Overnatning: Kvitteringer for hotel, pensionat, eller andre former for overnatning. Gælder også udgifter til mad og drikke, hvis indkvarteringen ikke inkluderer dette.
• Måltider: Kvitteringer for alle måltider, der er indgået i den professionelle rejsen. Møder og konferencer, der varer mere end 2-3 timer, kan ligeledes medføre godtgørelse.
• Andre udgifter: Diverse udgifter, som papirvarer, kopiudgifter eller andre nødvendige udgifter forbundet med rejsen.

Vigtigt ved faktiske udgifter: Alle kvitteringer skal være præcise og tydelige, og dokumenteringen skal være tilstrækkelig til at underbygge udgifterne. Dette er ofte mere tidskrævende men giver mere fleksibilitet, da du faktisk får bogført udgifterne. Det kan dog være svært at afgøre, hvad der er erhvervsmæssigt nødvendigt og dermed omfattes af reglerne.

Rejsegodtgørelse:

Denne metode er ofte den mere simple og praktiske løsning, specielt når den er direkte relevant for de udgifter, der skal bogføres. Her benytter du de godtgørelsessatser, der fastsættes af Skattestyrelsen.

• Kostgodtgørelse: 574 kr. pr. døgn (2024). Dette dækker udgifter til måltider og eventuelle mindre udgifter til indkvartering.
• Transportgodtgørelse: 256 kr. pr. døgn (2024). Dette dækker typisk udgifter til offentlig transport, biludgifter mv.
• Bemærk: Der kan dog være tillæg for specifikke transportformer (f.eks. fly).

Hvilken metode skal du vælge?

Den rigtige metode afhænger af en række faktorer:

• Omfanget af rejserne: For korte rejser, hvor de faktiske udgifter ikke overstiger godtgørelsen, vil rejsegodtgørelse ofte være nemmere.
• Nøjagtighed i registreringen: Hvis du kan dokumentere udgifterne præcist og detaljeret, kan faktiske udgifter være den mest fordelagtige.
• Rejselængde: For længere rejser, kan faktiske udgifter ofte være den mest fordelagtige, fordi den giver mulighed for at undgå at underrapportere udgifter.
• Indkvartering: Rejsegodtgørelsen tager ikke altid højde for f.eks. udgifter til indkvartering, der kan være mere omfattende på længere rejser, hvorfor faktiske udgifter er mere passende i dette tilfælde.

Skattemæssige konsekvenser:

Uanset hvilken metode du vælger, er det vigtigt at forstå de skattemæssige implikationer. Hvis du benytter rejsegodtgørelse, skal du altid huske at dokumentere rejsen. Uautoriseret anvendelse af godtgørelse kan få skattemæssige konsekvenser.

Uanset metode er det essentielt at holde nøjagtige og veldokumenterede optegnelser over alle dine rejseudgifter. Dermed kan du undgå problemer med bogføring og sikre, at dine rejseudgifter er korrekt afspejlet i dine regnskaber. Kontakt Skattestyrelsen direkte for præcise vejledninger og detaljer, hvis du er i tvivl.