Hvad skal et referat indeholde?

Det perfekte referat: En guide til klarhed og handling

Referatet er mere end blot en opsummering af et møde. Det er en essentiel del af god mødekultur og et stærkt værktøj til at sikre fremdrift og ansvarlighed. Forestil dig det som et detaljeret landkort over mødet, der guider alle involverede tilbage til de aftaler og beslutninger, der er truffet. Men hvad skal dette landkort helt præcist indeholde for at være effektivt?

Helt grundlæggende: Præcision og objektivitet

Et godt referat er først og fremmest præcist og objektivt. Det skal gengive, hvad der faktisk blev sagt og besluttet, uden at tilføje personlige holdninger eller fortolkninger. Fokus bør ligge på de faktuelle oplysninger, der er afgørende for efterfølgende handling.

Hovedelementerne i et stærkt referat:

• Identifikation: Start altid med at identificere mødet. Det inkluderer:

  • Mødeemne: Hvad var det overordnede formål med mødet?
  • Dato og tidspunkt: Præcis hvornår fandt mødet sted?
  • Sted: Hvor blev mødet afholdt (fysisk eller virtuelt)?
  • Deltagere: Hvem deltog i mødet, og eventuelt hvilken rolle de havde (f.eks. referent, ordstyrer). Angiv også fraværende.

• Dagsorden: Gengiv kort dagsordenen for mødet. Dette giver et hurtigt overblik over de emner, der blev behandlet.

• Beslutninger: Dette er kernen i referatet. Dokumenter tydeligt alle de beslutninger, der blev truffet under mødet. Undgå vage formuleringer og sørg for, at det er klart, hvad der blev besluttet.

• Vigtige pointer og perspektiver: Ud over beslutningerne skal referatet også fange de vigtigste pointer, argumenter og perspektiver, der kom frem under diskussionen. Dette giver kontekst til beslutningerne og kan være værdifuldt for senere reference. Fokuser på kernen i debatten og undgå overflødige detaljer.

• Handlingspunkter og ansvar: Et af de vigtigste elementer i et referat er en klar liste over handlingspunkter. Hver handling skal være tydeligt defineret, og der skal være en angivelse af, hvem der er ansvarlig for at udføre den, samt en deadline for udførelsen. Dette sikrer, at der er en klar ansvarsfordeling og opfølgning.

• Eventuelt: Et afsnit med diverse punkter, som er relevante for mødet, men som ikke nødvendigvis hører under de andre kategorier. Det kan f.eks. være information om næste møde eller en kort tak for deltagelsen.

Gode råd til et effektivt referat:

• Vær koncis: Skriv kort og præcist. Undgå lange, indviklede sætninger og overflødige detaljer.
• Brug et klart sprog: Anvend et neutralt og letforståeligt sprog. Undgå jargon og interne udtryk, som ikke alle forstår.
• Strukturér referatet: Brug overskrifter og punktopstillinger til at skabe overblik og gøre referatet let at læse.
• Send referatet hurtigt ud: Jo hurtigere referatet sendes ud efter mødet, jo bedre. Det giver deltagerne mulighed for at komme med eventuelle rettelser eller tilføjelser, mens minderne stadig er friske.
• Opfølgning: Brug referatet som grundlag for opfølgning på fremtidige møder. Gennemgå handlingspunkterne og status på dem.

Konklusion:

Et velskrevet referat er ikke blot et stykke papir. Det er et dynamisk redskab, der sikrer klarhed, ansvarlighed og fremdrift i ethvert møde. Ved at fokusere på præcision, objektivitet og klar ansvarsfordeling kan du skabe et referat, der er til gavn for alle involverede. Tænk på det som et “levende dokument,” der konstant refereres til og bruges til at holde styr på aftaler og opfølgning.