Comment introduire un procès-verbal ?

Introduire un procès-verbal : l’art de poser les fondations d’une réunion réussie

Un procès-verbal, bien plus qu’un simple compte-rendu, constitue la mémoire vivante d’une réunion. Il officialise les décisions prises, trace l’évolution des discussions et sert de référence en cas de litige ou de besoin de clarification. Son introduction, souvent négligée, joue pourtant un rôle crucial : elle pose le cadre, contextualise les échanges et permet une navigation aisée dans le document. Alors, comment rédiger une introduction de procès-verbal efficace et rigoureuse ?

L’introduction doit être concise et aller droit à l’essentiel, tout en fournissant les informations indispensables à la compréhension du document. Elle se structure généralement autour des éléments suivants :

• Identification de la réunion: Commencez par préciser la nature de la réunion (réunion ordinaire, extraordinaire, assemblée générale, conseil d’administration, etc.). Mentionnez clairement le nom de l’organisme ou du groupe concerné. Par exemple : “Procès-verbal de la réunion ordinaire du Conseil d’administration de l’association “Les Amis du Jardin”, tenue le…”

• Date et heure: Indiquez la date et l’heure précise du début et de la fin de la réunion. Cela permet de situer l’événement dans le temps et d’évaluer la durée des discussions. “tenue le mercredi 18 octobre 2023, de 19h00 à 21h30.”

• Lieu: Précisez le lieu où s’est déroulée la réunion, qu’il s’agisse d’une adresse physique, d’une salle spécifique ou d’une plateforme en ligne pour les réunions virtuelles. “dans la salle polyvalente de la mairie, située au 2 rue de la République, 12345 Villefleurie” ou “par visioconférence via la plateforme Zoom”.

• Présents et absents: Listez les participants présents et absents, en précisant leurs noms, prénoms et fonctions au sein de l’organisation. Pour les absents, il est pertinent de mentionner le motif de leur absence si celui-ci est connu (excusé, non excusé). L’utilisation d’une table peut améliorer la lisibilité de cette section.

• Ordre du jour: Reproduisez l’ordre du jour tel qu’il a été communiqué avant la réunion. Cela permet de structurer le procès-verbal et de suivre le déroulement des discussions point par point.

• Approbation du procès-verbal précédent: Si la réunion fait suite à une précédente, mentionnez l’approbation (ou non) du procès-verbal de cette dernière. Indiquez éventuellement les modifications ou observations formulées. “Le procès-verbal de la réunion du 15 septembre 2023 a été approuvé à l’unanimité.”

• Président et secrétaire de séance: Identifiez clairement la personne qui préside la réunion et celle qui est chargée de la rédaction du procès-verbal.

En respectant ces points, vous assurerez une introduction claire, complète et efficace, posant ainsi les bases d’un procès-verbal rigoureux et utile. N’oubliez pas que la clarté et la précision sont les maîtres-mots d’un procès-verbal bien rédigé.